要件定義書の書き方！テンプレートをもとに書くべき項目やポイントを解説

「要件定義書ってなに？」「要件定義書ってどうやって書けばいいの？」「要件定義書のテンプレートってある？」とお困りではありませんか？それぞれの疑問に対する答えは、この記事に詰まっています。

要件定義書の作成はプロジェクトの成功にとって重要なステップです。そこで本記事では、要件定義書のテンプレートを基に、要件定義書の有効な書き方について詳しく説明します。

正確かつ明確な要件定義書を作成することでプロジェクトの目標や期待される成果物を明確化し、チームの方向性を一致させることができます。本記事を通じて効果的な要件定義書の作成方法を学びましょう。

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要件定義とは

要件定義とはソフトウェアやシステムの開発プロジェクトにおいて、顧客や開発チームが共有すべき要件や仕様を明確化する作業です。

要件定義ではシステムが満たすべき機能や性能、制約条件などが明確に定義されます。

この要件定義はプロジェクトの初期段階で行われるため、顧客と開発チームとのコミュニケーションを円滑にするために重要です。正確で明確な要件定義を行うことで、開発プロセス全体での意思疎通や問題解決に役立ちます。

要件定義の作業では、以下のことに重点を置いて進めることが求められます。

• ユーザーのニーズや要求事項を明確に把握する
• システムの目的やゴールを明確化する
• 機能や性能、品質など具体的な要件を定義する
• 制約条件や予算、期限などを考慮しながら要件を洗い出す

要件定義はプロジェクトの進行中に変更されることもありますが、初期段階でできるだけ正確かつ明確な定義を行うことが重要です。適切に要件定義が行われることで開発プロセスが円滑化し、顧客満足度の高いシステムやソフトウェアの開発が可能になります。

要件定義書とは

要件定義書とは、ソフトウェアやシステムの開発プロジェクトにおける要求や目標を詳細に記述したドキュメントのことを指します。機能要求、性能要求、制約などの情報が整理され、プロジェクトの全体像を明確に設定します。

この要件定義書はソフトウェアやシステムの開発プロジェクトにおいて、顧客や開発チームとのコミュニケーションを円滑にするために重要なツールです。

要件定義書にはソフトウェアやシステムの開発における目標や要件、制約条件などを明確に記述します。

要件定義書を作る目的

要件定義書はシステム開発の依頼者、開発者の間で齟齬をなくし、情報が適切に共有されていることを確認するために作成するものです。

現状を確認できる内容に加えて、システムに期待される効果（要件）についても記述します。

また予算やスケジュールも明記することで開発フェーズにおいて発生した課題に対して、予算と日程のいずれを優先するかなどを検討する際にも利用が可能です。

要件定義書はシステム開発側が作成する文書です。一般的にはRFP（Request for Proposal：提案依頼書）とヒアリングに基づいて作成されます。また、必要に応じて現地調査を含みます。

要件定義書作成の流れ

正確な要件定義は、プロジェクト成功の鍵です。

ここでは要件定義書作成の流れを説明します。主にユーザー企業とのヒアリングから始まり、具体的な要件をまとめた文書の作成、そしてその承認を得るまでのステップに分かれます。

ユーザーとヒアリングする

要件定義の最初のステップは、ユーザー企業からシステム化すべき機能をヒアリングする作業です。

ユーザー企業は通常、システムの専門家ではないため、具体的な実現方法は不明です。この段階ではシステム化の目的、予算、要件、業務フローなどをまとめます。

開発者はヒアリングの効率を高めるために、必要な項目を事前に提出しておくとよいです。

要件定義書を作成する

ヒアリングで得た情報を基に要件定義書を作成します。

この文書はシステムの全体像、目的、方針、対象業務、システムの役割などを明確にするものです。

要件定義書には、業務要件、機能要件、非機能要件などが記載されます。また予算や期限に合わない場合はどの要素が必須で、どこを妥協するかの調整も必要です。

提出をして承認をもらう

完成した要件定義書はユーザー企業に提出し、内容の確認と承認を得ます。

ただし、ユーザー企業の担当者が忙しい場合やシステムに詳しくない場合、文書を十分に精査せずに承認することがあります。

そのため、ユーザー企業に文書をただ渡すだけでなく、一緒に確認することが望ましいです。

要件定義書の書き方

要件定義書の作成は、プロジェクトの初期段階で行う重要なステップです。この記事では、要件定義書の作成方法について、その目的から具体的な書き方まで詳しく解説します。

概要

まずはプロジェクトの概要について解説します。要件定義書はプロジェクトの成功に不可欠な文書であり、クライアントと開発者の間での認識の齟齬を防ぐ役割を果たします。

背景・目的

要件定義書はユーザーがシステム開発を望む背景や目的を理解し、開発フェーズの課題に対する方針を決定します。開発プロジェクトが始まる前にこの文書を用いて、ユーザーのニーズや望むシステムの機能を理解し、それを具体的な開発タスクに変換するプロセスが必要です。このように要件定義書は開発チームとクライアントとの間で誤解を防ぐ役割も果たします。

プロジェクト概要

プロジェクトの概要を作成する際は主に「人員体制」「各工程のスケジュール」「成果物の種類や納品場所（外部へ委託する場合）」などの項目を記載します。さらにスムーズな進行と共有・調整を可能にするため、「使用するツール」「定例MTGの回数」「参加メンバー」などのコミュニケーション方法も明確にルール化します。またワークフローなど文字だけでは理解が難しい内容は、適宜図解を挿入して視認性を向上させることも重要です。これら全てを考慮に入れて、プロジェクト概要を効果的にまとめることが求められます。

システム構成図

このセクションではシステムのアーキテクチャや全体の構成図を示します。

この構成図によって開発メンバーが情報を共有できるベースとなります。

用語定義

用語定義は文書内で使用される専門用語や略語、業界用語を明確にするためのセクションです。

用語定義を行うことで、文書を読むすべての人々が同じ認識を持てるようになります。

業務要件

このセクションでは業務要件について記載します。RFPの読み解き、ヒアリング、現地調査を通じて業務要件を把握することが大切です。これらの手法で得られた情報から、システム化すべきポイントを特定していきます。ポイントの特定によって業務要件と重要なポイントを理解し、整理することが求められます。

現状のフロー

現在の業務フローを詳細に記述します。

誰（Who）が何（What）を、どのように（How）求めているのかを整理します。具体的な業務プロセス、手順、関与する人物や部署を明示することが重要です。

現状のフローの情報は、現状の問題点を明らかにする基礎となります。

構築後のフロー

新しく構築するシステムの業務フローを記述します。

現状からどのように改善されるのか、具体的な例を挙げて説明します。新システムがもたらす効率化やコスト削減の具体的な指標を明示することも必要です。

規模

業務の規模を定義します。システムの性能要件やリソースの見積もりに直結する処理されるデータ件数や利用者数、取り扱う商品数などを具体的に数値で示します。

時期・作業時間

業務フローに関する時期と時間を定義します。各業務プロセスにかかる時間や期間を明示し、それがどのように計算されたのかを説明します。この情報は、プロジェクトのスケジューリングに不可欠です。

指標

成功を測るための具体的な指標（KPI）を設定します。例えば効率化による時間削減率、コスト削減額、ユーザー満足度の向上率などが考えられます。

範囲

プロジェクトのスコープを明確にして、どの業務プロセスに焦点を当てるのか、また業務の主なステップは何かを確認します。プロジェクトの範囲を制限し、スコープクリープを防ぐ役割も果たします。

機能要件

機能要件について記述する部分です。機能要件はシステムがユーザーに提供する主要な機能やサービスを明確にします。このセクションは具体的な機能のリストとそれぞれの機能の詳細な説明を記載します。

機能

ここではシステムが提供する具体的な機能について詳しく説明します。各機能には一意の名前と短い説明が必要です。さらに、その機能が解決する問題や達成する目的についても触れましょう。

例：

• ユーザー認証：ユーザーがシステムに安全にアクセスできるようにする。
• データ検索：ユーザーが必要な情報を効率的に見つけられるようにする。

画面

このセクションではシステムのユーザーインターフェースについて説明します。各画面の目的、主要なUI要素、ユーザーが取るべきアクションなどを詳細に記述します。

例：

• ダッシュボード：ユーザーにシステムの全体的な状態を一覧表示する。
• 設定画面：ユーザーが個々の設定をカスタマイズできるようにする。

情報・データ・ログ

この部分ではシステムがどのようにデータを処理、保存、またはログを生成するかについて説明します。データの形式、保存場所、アクセス制御などについても記載します。

例：

• データベース設計：どのようなデータモデルを使用するか。
• ログ生成：エラーやトランザクションに関する情報をどのように記録するか。

外部インターフェース

外部との連携に関する詳細を説明します。使用するAPI、データ交換のフォーマット、セキュリティに関する考慮事項などを記載します。

例：

• REST API：外部システムとのデータ交換に使用。
• OAuth認証：第三者サービスとの安全な認証を提供。

非機能要件

非機能要件は、システムがどのように動作するか、またはどのような品質属性を持つべきかを明示します。以下に各要素について詳しく説明します。

ユーザビリティ・アクセシビリティ

ユーザビリティはシステムがどれだけ使いやすいかを評価する要素です。

例えば”3クリック以内に決済完了ページにたどり着く必要がある”という指標は、ユーザーが目的を達成するまでの効率性を高めるためのものです。アクセシビリティは障害を持つ人々も含めて、できるだけ多くの人がシステムを利用できるようにすることを指します。

システム方式

システム方式とはシステムが物理的または論理的にどのように構成されるかに関する情報です。

例えばクラウドベースかオンプレミスか、どのようなデータベースを使用するかなどが含まれます。

規模

規模はシステムが対応する必要があるデータ量やユーザー数、トランザクション数などを指します。

この規模はシステムの設計やリソースの割り当てに影響を与えます。

性能

性能とはシステムが一定の負荷や要求に対してどれだけ効率的に応答できるかを定義します。

レスポンスタイム、スループット、同時接続ユーザー数などが評価指標です。

信頼性

信頼性とはシステムが連続して正確に動作する能力を指します。

これには障害発生時の復旧手段やデータのバックアップ、冗長化されたコンポーネントの使用などが関連します。

拡張性

拡張性とはシステムが将来的な成長や変更にどれだけ柔軟に対応できるかを評価します。

これはモジュール性の高さや、新しい機能の追加が容易であるかなどに関連します。

上位互換性

上位互換性は新しいバージョンのシステムが、旧バージョンと同じように動作する能力を指します。

これはユーザーがシステムをアップグレードした場合でも、既存の機能やデータに影響を与えないようにするために重要です。

継続性

継続性とは災害や障害が発生した場合でも、システムが継続して動作する能力を指します。

これには災害復旧計画や冗長性の確保、バックアップ手段などが考慮されます。

セキュリティ要件

セキュリティ要件について記述しましょう。セキュリティ要件はシステムや製品が安全に稼働するための必要条件や制約を明確にする部分です。

情報セキュリティ

情報セキュリティは、データの機密性、完全性、および可用性を確保するための戦略と手段に関する要件を定義します。

• 機密性：データは不正なアクセスから保護される必要があります。
• 完全性：データはそのライフサイクル全体で一貫性を保つ必要があります。
• 可用性：システムとデータは必要なときにはいつでも利用可能でなければなりません。

稼働環境

稼働環境は、システムが効率的に動作するための物理的および論理的な条件を指定します。

• ハードウェア要件：必要なCPU、メモリ、ストレージなど。
• ソフトウェア要件：オペレーティングシステム、依存する外部ライブラリやツール。
• ネットワーク要件：必要な帯域幅、プロトコル、ポート番号など。

テスト

テストは、システムが設計通りに動作するかを確認するための一連の手続きです。

• 単体テスト：各コンポーネントが独立して正しく動作するかを確認します。
• 結合テスト：複数のコンポーネントが連携して正しく動作するかを確認します。
• 性能テスト：システムが大量のデータや多数のユーザーを処理できるかを確認します。

移行要件

移行要件は新しいシステムへの移行をスムーズに行うために必要な要件です。機能要件について記述しましょう。

移行

移行とは既存のシステムから新しいシステムへのデータや機能の転送を指します。以下は具体例です。

• 顧客データベースの移行：顧客情報、注文履歴、アカウント設定などを新システムに移行する。
• 業務ロジックの再構築：既存の業務ロジックを新しいプログラミング言語やフレームワークで再構築する。

引き継ぎ

引き継ぎは既存のシステムや業務知識を新しいシステムやチームに渡すプロセスを指します。具体的には以下のような活動が含まれます。

• ドキュメントの作成：既存のシステムの設計文書やユーザーマニュアルを更新し、新しいチームが理解しやすいようにする。
• 引き継ぎ会議：既存のチームと新しいチームが一堂に会し、システムの運用方法や業務の進め方について説明する。

運用要件

運用要件について記述しましょう。運用要件はシステムや製品が実際に使用される際の必要条件や制約を明確にするものです。これには教育、運用、保守の三つの主要な要素が含まれます。

教育

教育の要件はエンドユーザーがシステムを効果的に使用できるようにするためのトレーニングやガイダンスに関するものです。具体的には、以下のような点が考慮されます。

• トレーニングプログラム：新しいシステムが導入された場合、ユーザーにその操作方法を教えるためのトレーニングプログラムが必要です。
• マニュアルとドキュメンテーション：ユーザーが参照できるように、操作マニュアルやFAQを用意することが有用です。

運用

運用に関する要件はシステムが日常的にどのように動作するかを明確にします。これには以下のような要素が含まれます。

• 性能基準：システムがどれだけの負荷を処理できるか、応答時間はどれくらいかなどの性能基準が設定されます。
• セキュリティ：データの暗号化、認証メカニズム、アクセス制御など、システムのセキュリティに関する要件です。

保守

保守に関する要件は、システムの長期的な健全性を確保するためのものです。具体的には、以下のような活動が含まれます。

• 定期的なアップデート：システムの新機能追加やバグ修正を行うための定期的なアップデートが必要です。
• 障害対応：システムに障害が発生した場合の対応プロセスや、障害を修復するための手順が明確にされます。

要件定義書を作るポイント

このセクションでは要件定義書を作るポイントを説明します。

プロジェクトの全体像を理解する

プロジェクトの全体像を理解することで、プロジェクトの目的、目標、スコープ、リスク、制約条件などを明確にできます。

例えば、プロジェクトの目的が「ユーザーの利便性を高める」であれば、その目的に沿った要件の優先的な考慮が必要です。またリスク評価を行うことで、未然に問題を防ぐ計画を立てられます。

作業の流れ・担当箇所を明確にする

作業の流れと担当箇所を明確にすることで各ステークホルダーが何をすべきか、どのタイミングで何を行うべきかが明確になります。

これは作業の効率化だけでなく、要件定義の過程での誤解やコミュニケーションの障害を最小限に抑えるためにも重要です。例えばフローチャートやガントチャートを用いて、作業の流れを視覚的に表現することが有用です。

要件定義書作成前のヒアリングを綿密に行う

事前のヒアリングは要件定義の品質を大きく左右します。

この段階でクライアントやステークホルダーのニーズ、期待、制約条件をしっかりと把握することが重要です。具体的にはヒアリングの際にはオープンエンドの質問を多用し、相手の意見や要望をしっかりと引き出すよう努力することが有用です。

要件定義書のテンプレート

以下は要件定義書のテンプレートです。要件定義書を作成してみてください。

要件定義書の作成に役立つテンプレート・サンプル

このセクションでは要件定義書の作成に役立つテンプレート・サンプルをいくつか紹介します。

ランサーズ株式会社

ランサーズ株式会社はフリーランスエンジニアやデザイナーと企業をつなぐプラットフォームを運営しています。

この企業が提供する要件定義書のテンプレートは、特に初めてプロジェクトを手がけるフリーランサーにとって有用です。テンプレートは、プロジェクトのスコープ、目的、機能要件、非機能要件などを網羅しており、プロジェクトの初期段階での誤解や不明点をクリアにするのに役立ちます。

株式会社インプレス

株式会社インプレスはIT関連の出版やセミナー、コンサルティングを手がける企業です。

同社の提供する要件定義書のテンプレートは業界標準に準拠した形式であり、多くの企業で採用されています。このテンプレートはプロジェクトの目的、スコープ、制約条件、リスクなどを詳細に記載でき、プロジェクトの成功確率を高めます。

札幌市

札幌市が公開している文書管理システム再構築に関する要件定義書は、公共セクターでのシステム開発に特化した内容となっています。

この要件定義書は特に地方自治体などでのプロジェクトに役立つでしょう。公共プロジェクト特有の制約や法的要件、予算といった点が詳細に記載されています。

環境省

環境省が提供する要件定義書は自然環境局総務課動物愛護管理室のプロジェクトで使用されたものです。

この文書は環境に関連するプロジェクトでの要件定義に有用です。環境保全や動物保護といった特定の目的に対する要件が詳細に記載されており、そのようなプロジェクトを進める際に参考にできます。

よくある質問

要件定義書に関するよくある質問をまとめました。この記事では誰が書くべきか、どこまで詳細を記述するか、なぜ難しいのかについて解説します。

要件定義書はどちらが書く？

要件定義書は開発・制作側が発注側からヒアリングした内容をもとに作成する文書です。発注側の具体的な要件を開発・制作側が整理して、システムやWebサイトの設計・開発が行われます。

要件定義はどこまでやる？

要件定義の範囲はプロジェクトによって異なりますが、一般的には以下の内容が必要とされています。

• システムの目的と目標
• 機能要件
• 非機能要件
• 利用者の属性や役割
• データモデルやインターフェースの設計

要件定義が不十分だと、後の設計フェーズで問題が発生する可能性が高いです。正確で明確な要件定義を行うことで、プロジェクトの成功に向けた基盤を作り上げることができます。

要件定義はなぜ難しい？

要件定義が難しい理由はシステムを導入する側が解決しなければならない課題を整理し、システムの振る舞いについて明確にする必要があるからです。

これにはビジネスの分析能力とシステムを具現化する能力が両方必要です。また要件定義の品質が低いと、それ以降の設計も不十分になる可能性があります。

まとめ

要件定義書の作成はプロジェクトの土台となるステップです。本記事ではその重要性と具体的な作成方法を詳しく解説しました。

効果的な要件定義書には明確な目標設定、機能や性能の詳細な記述、チームと顧客との良好なコミュニケーションが必要です。これらのポイントを押さえることでプロジェクトはスムーズに進行し、期待される成果物をしっかりと生み出せるでしょう。

この記事やテンプレートを参考にすれば、自分自身で要件定義書の作成を始められます。ぜひこの機会に挑戦してみてはいかがでしょうか。

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