RFP（提案依頼書）は、システム開発を行う企業へ業務を依頼する際に、依頼内容や要件を詳しく記載する文書です。依頼先に正しく要件を伝えるためには、RFPを正しく作成しなければいけません。正しくRFPを作成すると効率よく依頼先とコミュニケーションが取れ、会社のニーズに合う提案を受けられます。
しかし、「RFPに詳しく何を書けばいいか分からない」という方も多いでしょう。
本記事は、RFPの作成の流れやテンプレートを基にした書き方、作成のポイントまで詳しく解説します。今後RFP作成を検討している方は、ぜひ本記事を参考にしてください。
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目次
RFP（提案依頼書）とは
RFP（提案依頼書）はRequest for Proposalの略語で、提案依頼書を指します。発注者がシステム開発を依頼する際に、発注先に具体的なプロジェクトの目的や情報を記載します。
システム開発の際は、発注者と発注先の認識が異なると会社のニーズに合うシステム開発はできません。しかし、RFPを作成すると具体的な要望や意図を発注先に伝えられ、認識のズレを防げます。
システム開発をスムーズに行うためにも、RFPは重要な役割を果たします。
RFP（提案依頼書）を作成する目的
RFP（提案依頼書）でシステム開発での要望や意図を記載すると、複数の発注先に対して同じ情報を提供できます。また、発注先もRFPを基にシステム開発を行うと、要求と異なるシステム開発のリスクを最小限に抑えられます。
RFPの作成は時間がかかるため、作るのが面倒と感じる方もいるでしょう。しかし、RFPの作成は会社においても提案や意見をまとめられる重要な工程です。発注先に会社の求めるものを明確に伝えるためにも、妥協せずRFP作成を行いましょう。
RFI（情報提供依頼書）との違い
RFP（提案依頼書）は具体的な解決策の提案を求める文書に対し、RFI（情報提供依頼書）は情報収集が目的の文書です。
RFIとは、Request for Informationの略語で情報提供依頼書を指します。システム開発を発注する際、技術情報や製品情報、企業情報の提供の依頼が目的です。
一般的な情報提供をするRFIとは異なり、RFPは企業が求める情報が明確に記載されています。
要件定義書との違い
要件定義書とRFP（提案依頼書）は目的と作成のタイミングが異なります。
要件定義書は、具体的なシステム開発に関する機能や性能が記されている文書です。一方、RFPは具体的な解決策が定まっていない要求事項が記されています。
そのため、要件定義書は主にRFPの後に作成される文書です。
RFP（提案依頼書）作成の流れ
RFP（提案依頼書）を作成するには、事前に作成の流れの理解が必要です。
RFP作成の流れは以下のとおりです。
- システム企画書を作成する
- RFI（情報提供依頼書）を作成する
- RFP（提案依頼書）を作成する
- 委託先を選定する
ここからは、それぞれの工程を詳しく解説します。
システム企画書を作成する
まずは、システム企画書を作成しましょう。システム企画書には、システムで解決するべき課題や解決するための方針を記載します。
依頼する目的や背景、要求事項、期間、予算などを明確に記しましょう。
依頼目的や情報を記載すると、プロジェクトや会社のニーズがわかりやすくなり、社内での認識のズレを解消できます。
RFI（情報提供依頼書）を作成する
RFI（情報提供依頼書）を作成する際は、対象のベンダーやサービス関連の質問をリストアップしましょう。質問項目には、実績や技術力、価格などプロジェクトで必要な情報を記載します。
依頼先にRFIを送付し、回答を受け取った後に分析と情報整理を行います。
RFP（提案依頼書）を作成する
システム企画書とRFI（情報提供依頼書）で得た情報からRFP（提案依頼書）を作成します。RFPでは、主にプロジェクトの目的や要件を記します。そのほかに、スケジュールや提出方法、締切を設定したうえでベンダーに伝えることが大切です。
委託先を選定する
RFP（提案依頼書）で事前に設定した評価基準で各提案を比較して委託先を選定します。評価基準は、事前に作成した評価シートやチェックリストを使用します。自社のニーズに合うと感じた場合、関係者に選定結果を報告し、プロジェクトの進行方向や意図、目的を共有しましょう。
RFP（提案依頼書）の書き方
RFP（提案依頼書）を作成しようと考えていても、何から書き始めればいいか、何をどう書けばいいかわからない方もいるでしょう。書き方は以下のとおりです。
- 概要
- 提案要件
中でも工程はいくつか分かれているため、ここからはそれぞれの工程を詳しく解説します。
概要
RFP（提案依頼書）を作成する際はプロジェクト概要についての記述が必要です。
プロジェクト概要として記述すべき項目は以下のとおりです。
- 表紙・表題
- 依頼の概要
- 背景・現状の課題
- プロジェクトの目的
- プロジェクトのゴール・目標
- プロジェクトの予算
- プロジェクトのスケジュール
- 会社概要
- システムの利用者情報
- 現状のシステム構成
- 現状のIT資産
ここからはそれぞれの特徴について解説します。
表紙・表題
RFP（提案依頼書）には、はじめにプロジェクトの表紙・表題をつけましょう。表紙には表題のほかに、会社名や担当者名、連絡先を記します。
さらに、概要説明や挨拶文を記載するとよりよいRFPを作成できます。
依頼の概要
RFPの詳細は後ほど記載しますが、依頼の概要や全体像を簡潔に記載しておきましょう。
会社の事業内容や目的、ビジョンなどの概要を説明するとさらに完成図が想像しやすくなります。本社や支社の住所、サービス内容などもあわせて記載しましょう。
背景・現状の課題
システム開発を行うには、自社の課題や現状について記載が必要です。プロジェクトの背景には、プロジェクトを実施する理由、課題は自社の目標を達成するために必要なことについて詳しく記載しましょう。
会社の背景と現状を依頼先に理解してもらうと、自社のニーズに合うシステム開発に関する提案を受けやすくなります。
プロジェクトの目的
自社の課題や背景を記載したうえで、システム開発をする目的を記載しましょう。目的が明確に記されていないと、システム開発において双方で認識のズレが生じます。その結果、会社が求めるシステム開発ができなくなります。
依頼先とプロジェクトの目的を共有すると、より会社のニーズに合う提案を受けられるでしょう。
プロジェクトのゴール・目標
プロジェクトの最終的なゴールや目標を詳しく記しましょう。プロジェクトのゴールは、納品後にプロジェクト成果を評価する際にも役立ちます。
ゴール・目標には、品質・費用・納期ごとに設定するとわかりやすくなり、認識のズレを防げます。
プロジェクトの予算
システム開発プロジェクトの予算について記載しましょう。
構築費用だけでなく、ハードウェアの調達費など、プロジェクトの総合的な予算の記載が重要です。
具体的な予算が出せない場合は、概算でも問題ありません。
プロジェクトのスケジュール
プロジェクトのスケジュールに関しても明記しましょう。
システム開発にあたり、開発会社はスケジュールと予算を確認します。システムリリースはいつ頃に設定しているか、いつまでにシステム開発をしておきたいかを、具体的にわかりやすく表で記載しましょう。
会社概要
発注する側の会社概要についての記載も大切です。
会社概要で記載すべき項目は以下のとおりです。
- 会社名
- 代表者
- 設立
- 所在地
- 資本金
- 売上高
- 従業員数
- 事業内容
- 組織図
また、自社のホームページがある場合はURLもあわせて明記しましょう。
システムの利用者情報
システム開発にあたり、システムの利用者情報について記載します。システムのリプレイスを依頼する際は、既存システムの利用者情報も記載しましょう。
システムが一部の部門で使用されている場合は、対象部門名や人数について記します。
現状のシステム構成
新システムを導入する場合、既存システムへの影響範囲を具体的にするために、現在のシステム構成を明記します。現在はどのようなシステムを利用しているか、システムを利用して何をしているかを記載しましょう。
必要に応じて表や図を用いるとよりわかりやすいでしょう。
現状のIT資産
現在、会社で利用しているPCやサーバーなどのIT資産について記載します。
ハードウェアの場合、台数とスペック、ソフトウェアの場合は名称やバージョンをあわせて記載しましょう。
提案要件
RFP（提案依頼書）には提案要件の記載が必要です。
具体的には以下の項目を記載しましょう。
- ベンダー側の会社概要
- プロジェクト対象範囲
- 希望納品物
- 機能要件
- 非機能要件
- サポート体制
- 制約事項
- 契約内容
- 提出物と連絡窓口
ここからは、それぞれの項目について詳しく解説します。
ベンダー側の会社概要
RFI（情報提供依頼書）の作成を省略して、RFP（提案依頼書）のみで発注先の選定をする際は、RFIのかわりにベンダー側に情報開示を依頼します。
プロジェクト内で役割の一部を再委託する場合は、再委託先の内容の明記も依頼しましょう。
プロジェクト対象範囲
プロジェクトの対象範囲を具体的に明記しましょう。会社のニーズに合う提案を受けるには対象範囲を細く設定する必要があります。どこまでを対象範囲化を具体的に決めると、依頼先と認識のズレを防げるでしょう。
希望納品物
ベンダー側との認識のズレを防ぐために、希望納品物について明記しましょう。
納品物の内容や形態を提示してもらい、提示された中から納品物を選定します。納品物に関するトラブルを避けるためにも、事前に過去の実績や成果物を確認しておくと品質確認ができます。
機能要件
システムに求める機能について、具体的な要求を記載しましょう。
後に、機能要件の詳細はベンダー側と相談する機会はありますが、RFP（提案依頼書）にも事前に機能要件を記載すると提案の精度が向上します。
機能要件を考える際は、トラブルを防ぐためにも複数人で行いましょう。多くの人が利用する想定があるシステムの場合、作成前から多くの視点から物事を考えると自社のニーズに合うシステム構築がしやすいです。
非機能要件
機能要件だけでなく非機能要件も記載します。非機能要件は、機能以外のすべての要件を指します。レスポンスの速度や動作環境、パフォーマンスなどがその一例です。
非機能要件は、機能要件よりも記載項目が多くなりますが、以下の項目を参考に記載してみましょう。
- 性能・拡張性
- セキュリティ
- 運用・保守性
- 移行性
- 可用性
- システム環境・エコロジー
上記の項目に分けて記載すると、より依頼先に具体的な依頼を受けやすくなります。
サポート体制
サポート体制には、納品・稼働後のサポートや運用体制に関する要件を記載します。
システム開発は開発後のサポートも重要なポイントです。システム障害が発生した場合はどのように対応してもらえるかを事前に確認しておきましょう。
制約事項
システム導入後に同時アクセス数やデータベース登録上限数などの制約事項が見つかると、トラブルが生じます。トラブルを防ぐために、提案するシステムの制約事項を事前に提示してもらいましょう。
契約内容
システム開発において、契約内容を具体的に定めて互いに同意することが重要です。
システム開発をする際は、曖昧な要求や口頭での約束、認識のズレなどのトラブルが発生しやすいです。
このようなトラブルを防ぐためにも、著作権や知的財産権などの取り扱い、支払いに関する条件、機密保持などの契約内容を提示してもらいましょう。
提出物と連絡窓口
最後に提出物と連絡窓口を記します。
最終的に提出してもらいたい項目をわかりやすく記載しておくと双方にとって理解しやすくなります。
また、提案に対する対応窓口を記載しておきましょう。内容により窓口を分ける場合も具体的に記します。
メールや電話など連絡手段を指定すると、よりスムーズなコミュニケーションが取れるでしょう。
RFP（提案依頼書）を作るポイント
RFP（提案依頼書）を作る際には以下のポイントに注目しましょう。
- プロジェクトの背景と目的を明確にする
- 提案評価基準を明確にする
- 提案期限や連絡先を記述する
- 制約条件を確認する
- 制作後の運用設計をする
- 社内の関係部署からヒアリングをする
- 時間をかけすぎない
ここからは、それぞれのポイントについて詳しく解説します。
プロジェクトの背景と目的を明確にする
システム開発が必要となり、プロジェクトを遂行した背景と目的をまとめましょう。
認識の相違を防ぐためにシステム導入する目的を改めて社内で確認し、社内で共有することが大切です。システム導入の目的をまとめると、RFP（提案依頼書）に記載すべき項目を明確にできるでしょう。
提案評価基準を明確にする
提案評価基準を明確にすると、会社のニーズに合う提案を受けやすいです。また、自社の要求がわかりやすいため、コミュニケーションが円滑になり、システムの質向上にもつながります。
提案評価基準を明確にすると、公平で効率的な提案の評価と選定を実現し、プロジェクトをスムーズに進められます。
提案期限や連絡先を記述する
RFP（提案依頼書）には、提案期限や連絡先、フォーマット、必要書類について記します。
資料の提出のほかに説明が必要な際は、日程の期間を記載することも大切です。また、選考に関する期限やプロジェクト開始日などもあわせて明記しましょう。
制約条件を確認する
プロジェクトを遂行する前に制約条件の確認が必要です。プロジェクトにおいて確認すべき制約条件は「予算」と「スケジュール」です。プロジェクト全体の予算と開始想定日を確認しましょう。
スケジュールを設定する際は、システム開発後に必要な作業期間も考慮し、最終的な期限に間に合うように設定します。
制作後の運用設計をする
制作後にどのように運用するかを事前に明確にしましょう。システム構築をすると目標達成のために無関係な要素を取り込み、運用に影響するケースが多々発生します。
トラブルを未然に防ぐためにも、制作後の運用設計を考えておくことが大切です。具体的には、人数とメンバーを具体化した運用体制のリソース計画や月間の想定運用費などが挙げられます。
社内の関係部署からヒアリングをする
RFP（提案依頼書）を作成する際は、特定の部門だけでなく関係部署からヒアリングを行い調整しましょう。関係部署と調整すると自社の課題や目標・ゴールに合う提案を受けやすくなります。
特定のシステム構築を行う際は、社内でシステムを利用する予定の方へのヒアリングと意見を反映しておきましょう。
時間をかけすぎない
RFP（提案依頼書）作成の際は、プロジェクトに必要な項目を記載します。必要な項目に絞って記載すると、よりスピーディーにRFPを記載可能です。
時間をかけすぎてしまうと、どのポイントに重点をおいて作成すればいいかが分かりにくくなります。
RFP（提案依頼書）作成時は、スピーディーかつ伝えたいポイントを明確にしておきましょう。
RFP（提案依頼書）のテンプレート
RFP（提案依頼書）を作成する際、RFPを作成した経験がない方はどのような内容を記載すればいいかわからないでしょう。
しかし、テンプレートを基にRFPを作成すると、伝えたい内容や情報をうまくまとめられます。
RFPを作成する際は、以下のテンプレートをもとに作成してみてください。
RFP（提案依頼書）の作成に役立つテンプレート・サンプル
RFP（提案依頼書）作成の際はテンプレートやサンプルを参考にすると要件がまとめやすくなります。
RFPの作成に役立つテンプレート・サンプルは以下のとおりです。
- PLAN-B
- NTTデータビジネスシステムズ
- WEB担当者フォーラム
ここからは、それぞれのテンプレート・サンプルを紹介します。
PLAN-B
Webサイト制作の際のRFP（提案依頼書）作成を検討する方は、PLAN-Bがおすすめです。
RFPに記載すべき項目やサンプルに加えて、RFP作成時のポイントに関しても具体的に記載されています。初めてRFPを作成する方も記載すべきことや起こりうるトラブルの対策までを踏まえて、作成できるでしょう。
架空企業のコーポレートサイトのリニューアルを依頼する際のサンプルが記載されているため、ホームページのリニューアル時にも活用できます。
NTTデータビジネスシステムズ
NTTデータビジネスシステムズには、社内システム構築とリプレイスに関するRFP（提案依頼書）についての基礎知識がまとめられています。
また、RFP作成の雛形として利用できるサンプルのPDFファイルがダウンロードできます。
NTTデータビジネスシステムズが提供するPDFを確認するだけで、RFP作成が簡単に行えるでしょう。
WEB担当者フォーラム
WEB担当者フォーラムは2008年の記事ですが、富士通が子ども向けのWEBサイトをベースにするRFP（提案依頼書）のサンプルを公開しています。
サンプルのほかに、RFP作成における重要なポイントや想定できるトラブルと防ぐ方法に関しても詳しく記載されています。
RFP作成で押さえておきたいポイントもサンプルも確認できるため、初めてRFP作成する方も安心です。
よくある質問
ここからは、RFP（提案依頼書）に関するよくある質問を3つ紹介します。
- RFPの作成費用はいくらですか？
- RFPの準備期間はどれくらいですか？
- RFPは誰が作る？
RFP作成をする前に、上記の点について確認しましょう。
RFPの作成費用はいくらですか？
RFP作成を外注する場合の費用は、1週間〜2週間で300,000〜600,000円程度です。
関与する期間や作成範囲により費用は変動します。
調査をしてまとめるところから依頼するか、作成したRFPの添削のみを依頼するか事前に定めておきましょう。
また、依頼する会社によりRFP作成にかかる費用は異なるため、事前に見積もり依頼することをおすすめします。
RFPの準備期間はどれくらいですか？
RFPの準備からシステム稼働までの期間は、18〜21ヵ月程度が目安です。
RFP作成は記載事項を書いて終わりというわけでなく、事前にシステム導入の承認を得る企画と承認が必要です。企画・承認にかかる期間は1〜2ヵ月、RFP作成にかかる期間は3〜4ヵ月程度のため、RFPが完成するまでの期間は6ヵ月程度かかります。
そのため、システムを稼働させるまでの期間だけでなく、RFPを作成する準備の段階から長期間の準備が必要であることを理解しておきましょう。
RFPは誰が作る？
RFPは、発注者が作成して、依頼先に具体的な要求や情報を伝える文書です。基本的には自社でRFP作成は行われますが、外注する場合は外注依頼した会社によりRFPが作成されます。
依頼先がスムーズに提案できるように、プロジェクトを通してどのようなシステム開発を行うか、プロジェクトを行う背景や目的、ゴールを具体的に記載しましょう。
また、会社に関する情報や目的を具体的に記すと、発注者と依頼先の間で認識のズレが生じにくくなります。
まとめ
本記事では、RFP（提案依頼書）のテンプレートを基にした書き方や押さえておくべきポイントについて解説しました。
RFPは、依頼先に対してプロジェクト遂行の背景や目的、ゴールについて具体的に記載し、具体的な提案を受けやすくするための文書です。
RFPを正しく記載すると、会社での意見や要件がまとまり、依頼する際にもスムーズに要求が伝えられます。
しかし、RFPに記載する内容が不十分の場合、自社のニーズに合わないシステムになりプロジェクトが失敗する可能性が高いです。
失敗を未然に防ぐためにも、RFPに記載する内容を理解してテンプレートを基にRFP作成をしてみてはいかがでしょうか。
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