見積業務は基幹システムがおすすめ｜メリットやおすすめのシステムも紹介

見積業務は非常に手間のかかる作業です。

実際、見積もり作成から請求書発行までの一連の業務を、手作業で行うと時間がかかりますし、ミスも起こりやすいなどのデメリットがあります。

このような問題を抱える方に、基幹システムの導入をおすすめします。

基幹システムを導入することで、見積業務の自動化が可能になり、業務の効率化が期待できるからです。

この記事では、見積業務における基幹システムの重要性について解説するとともに、おすすめのシステムを紹介します。

この記事を読むことで、手作業による見積業務の負担から解放され、業務の効率化が実現できますので、ぜひご覧ください。

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なぜ基幹システムで見積業務を管理すべきなのか

基幹システムで見積業務を管理することには、企業にとって大きなメリットがあります。

このシステムを導入することで、業務プロセスがスムーズになり、管理や運用に必要な時間や費用を削減することができるからです。

また、システムの機能やデータを活用することで、製品の在庫状況や売上管理を容易にすることが可能になります。

さらに、基幹システムはクラウドサービスやERPシステムとの連携も可能なので、業務プロセスをより一層活用することができます。

導入費用や開発費用はかかるというデメリットはありますが、システム導入によるメリットのほうがはるかに大きいです。

つまり、基幹システムで見積業務を管理することは、企業にとって必要不可欠なものであると言ってもいいでしょう。

基幹システムを導入する場合、導入前にしっかりと見積もりを作成し、自社で開発するか、外部に依頼するかを検討し、判断することが重要です。

いずれにしても、基幹システムで見積業務を管理することで、企業の業務プロセスが大幅に改善されることは間違いないでしょう。

見積管理業務の形態

見積管理業務には、「単価見積」と「受注見積」の2つの形態があります。

単価見積は顧客が価格を比較しやすいため、顧客との交渉や販売促進に役立ちます。

一方、受注見積は、顧客に安心感を与えるため、受注確率を高めることができるでしょう。

見積管理業務を行う場合、商品やサービスの特徴や顧客ニーズに合わせて適切な形態を選ぶことが重要です。

では、それぞれの形態について、詳しく解説します。

単価見積

「単価見積」とは、商品やサービスの単価を記載した見積もりのことを言います。

単価見積を適切に管理することで、販売価格を正確に算出し、利益を最大化することができるため、商品やサービスの価格を決める上で非常に重要です。

例えば、同じ商品やサービスを提供する場合でも、大量発注による減額など注文量によって価格が変動することがあります。

この場合、単価見積があれば、数量を柔軟に変更できるため、受注率の向上につながると言われています。

受注見積

「受注見積」は、顧客が注文する商品やサービスの詳細について確認できる見積もりのことです。

納期や仕様、数量などを明確にすることで、注文後のトラブルを予防できるため、信頼関係を構築することができます。

また、受注が決まった場合は、そのまま受注見積を基に発注書を作成できるため、受注から発注までの手間を大幅に削減することが可能です。

基幹システムで見積業務を行うメリット

基幹システムで見積業務を行うメリットは、以下の5つです。

• 見積書と案件書をまとめて管理できる
• 見積業務の標準化・一元化が可能
• データの活用や共有が可能
• リアルタイムで見積もりができる
• 他のシステムと連携できる

それぞれについて、詳しく解説します。

見積書と案件書をまとめて管理できる

見積書と案件書は通常別々の書類として管理されますが、基幹システムを使用すると一元管理ができます。

というのは、複数の見積書を管理する場合、基幹システムを使用することで、見積書と関連する情報を一元的に管理することができるからです。

見積書と案件書がまとめて管理できることにより、見積書や案件書の紛失などのヒューマンエラーの低減が可能です。

その結果、履歴の確認が容易になり管理の手間が省けるので、業務が効率化されます。

見積業務の標準化・一元化が可能

基幹システムの導入により見積業務は、見積業務の標準化や一元化が可能です。

というのは、基幹システムを使用することで、一定のルールに基づいた標準的な見積書を作成することができるからです。

これにより、見積書のフォーマットや見積業務のプロセスを統一し、誤りや漏れを防止できるだけでなく、品質の向上や業務の標準化も可能になります。

データの活用や共有が可能

基幹システムを使用することで、見積業務に関するデータを活用することができます。

過去の見積履歴を簡単に検索することができるため、より正確な見積もりを提供することができるからです。

また、データの共有も簡単にできるため、部署間の情報共有が円滑になります。

そのため、見積業務で得られたデータを他の業務にも活用でき、顧客情報や製品情報なども共有できるので、業務効率化にもつながるでしょう。

リアルタイムで見積もりができる

基幹システムを使用することで、リアルタイムで見積書を作成することができます。

例えば、顧客との商談中に、必要な情報を入力することで、その場で見積もりを提供することが可能になります。

このように見積書の作成や見積もりの修正などの迅速な対応が可能になることで、顧客とのやりとりや契約のスピードアップにつながるでしょう。

他のシステムと連携できる

基幹システムは、他のシステムと連携することができるため、多くのメリットがあります。

例えば、CRMシステムと連携することで、見積業務と顧客管理を一元化できたり、契約管理システムと連携することで、契約書類の作成や管理が容易になったりするなどのメリットです。

基幹システムをさまざまなシステムと連携させることにより、スムーズな業務遂行が可能になるでしょう。

おすすめの見積管理システム4選

クラウド型のシステムを中心に、管理機能やコストメリットを比較した結果を踏まえ、おすすめの見積管理システム4選を紹介します。

• 見積デザイナー
• アラジンオフィス
• 富士通コワーコ株式会社の見積取次サービス
• アイピア

見積管理システムは、自社の業務に必要な機能やデータの連携による効率化、2023年のビジネスニーズにも対応した製品を選ぶことが重要です。

各システムの特徴やポイントを解説しますので、ぜひ参考にしてください。

見積デザイナー

『見積デザイナー』は、見積書作成のためのパッケージソフトです。

特徴としては、見積書のデザインやレイアウトを自由自在にカスタマイズできることが挙げられます。

『見積デザイナー』のメリットは、見積書に自由に項目を追加・削除できるため、カスタマイズ性が高いことです。

また、見積書データのエクスポート・インポートにも対応しているため、データの取扱いが容易になるというメリットもあります。

見積書のPDF化や見積書の印刷などの基本的な機能に加え、見積書のデザインテンプレートが豊富で、それらを自由自在に編集することもできます。

さらに、見積書をクラウド上で管理するため、見積書の作成や管理、発行をリアルタイムで行うことができ、スピーディーな見積書作成が可能です。

また、他のサービスとの連携も可能なので、業務の効率化に役立つでしょう。

アラジンオフィス

『アラジンオフィス』は、顧客管理、見積・受注管理、納品書・請求書発行、在庫管理、売上・仕入・収支管理など、営業に必要な機能を網羅したパッケージシステムです。

クラウド対応も可能なので、スマホやタブレットからでも利用できます。

特徴的なのは、卸売・製造・食品・ファッションなどさまざまな業種や業態に対応している点です。

5,000社以上の導入実績があり、プロジェクト管理や生産管理など、業務や業態に合わせてオプションを追加することもできます。

そのため、さまざまな業種において、スピーディーな業務の効率化を図ることができるでしょう。

富士通コワーコ株式会社の「見積取次サービス」

富士通コワーコ株式会社の「見積取次サービス」は、クラウド上で顧客からの見積依頼を、複数の業者に同時に取り次ぎ、見積もりを依頼するサービスです。

特徴としては、既存のシステムとの連携が可能で、取引先企業や社内システムとのデータ連携が簡単にできることが挙げられます。

また、見積書作成時に必要な商品情報を自動で入力する機能があり、手間が省ける点も魅力です。

富士通の豊富なノウハウと安定したシステムを利用できるので、信頼性が高く、安心して使えます。

提供しているサービスは、業務効率化を図るための見積書自動作成、見積取得業務の自動化、見積書taira-propediaの閲覧・管理、契約書の電子化などです。

富士通コワーコ株式会社の「見積取次サービス」は、クラウド上での見積書作成や自動化によって、業務効率化を実現することができる優れたサービスと言えます。

アイピア

『アイピア』は、建設現場での進捗管理や施工管理に特化したクラウドサービスです。

見積作成・顧客管理・入金管理など、施工管理に必要なさまざまな情報を1つのアプリで管理することができます。

現場での情報共有や進捗状況の把握が簡単に行えるだけでなく、営業や事務、現場などあらゆる関係者の業務効率を改善することが可能です。

また、『アイピア』は現場向けに特化した機能を提供しており、建設現場に最適な操作性を備えています。

例えば、Googleドライブの連携により出先での資料や書類の確認・編集が可能になることや、作業日報の提出・管理もスマホからできることなどです。

このように『アイピア』は、建設業界の現場管理において非常に役立つツールであるため、今後の普及が期待されます。

見積管理システムの選び方

見積管理システムを選ぶ際には、自社のニーズに合わせたシステムを選ぶことが大切です。

ここでは、見積管理システムを選ぶ上で重要なポイントを4つ紹介します。

• 必要な機能が揃っているか
• 導入形態が自社に合っているか
• 他のシステムと連携できるか
• 予算内で導入可能か

では、それぞれについて詳しく解説します。

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必要な機能が揃っているか

見積管理システムを選ぶ際に最も重要なことは、自社で必要な機能がシステムに揃っているかどうかです。

例えば、見積書の作成や発行、顧客情報の管理、報告書の作成、クラウドサービスの利用などが必要な場合、システムがそれらの機能を備えているかを確認する必要があります。

また、必要な機能が揃っているかどうかだけでなく、自社業務に関わる機能が一体化されているかどうかも重要です。

自社業務に関わる機能が一体化されているシステムの例としては、見積管理システムが統合基幹業務システムの中に含まれている場合や、顧客管理から受注、販売、見積作成まで一体化しているシステムなどが挙げられます。

必要な機能が十分に揃っているシステムを選ぶことで、業務の効率化やミスの軽減につながります。

また、自社の業務に合わせたカスタマイズや、将来的な業務拡張にも対応できるかどうかも考慮しましょう。

導入形態が自社に合っているか

見積管理システムの選び方の1つに、導入形態を確認することが挙げられます。

導入形態は大きく「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があるので、どちらのタイプが自社に合っているかを理解しておくことが重要です。

クラウド型は、インターネット経由でシステムを利用するため、導入コストが低く、手軽に利用できるというメリットがあります。

一方、セキュリティ面の不安や通信環境によっては利用できない場合があるため、注意が必要です。

オンプレミス型は、自社のサーバーにシステムを導入するため、セキュリティ面に優れ、通信環境に依存しない利用が可能と言うメリットがあります。

しかし、導入には高いコストがかかるため、自社の予算内に収まるかどうかを確認したほうがいいでしょう。

また、「モバイル対応」や「複数拠点対応」などの要件も確認することが必要です。

モバイル対応は、外出先でも見積もりの作成や確認ができるため、営業活動の効率化につながります。

一方、複数拠点対応は、複数の拠点でシステムを利用する際に便利で、見積書の管理や情報共有を円滑に行うことが可能です。

自社に合ったシステムを導入することで、業務効率化や顧客満足度の向上が実現するなどのメリットがあるため、自社の導入形態に合わせて見積管理システムを選びましょう。

他のシステムと連携できるか

見積管理システムを導入する際には、他のシステムと連携できるかどうかが重要。

というのは、ERPシステムやCRMシステムなど他のシステムと連携することで、データ入力の手間を減らし、正確な見積書を迅速に作成することができるからです。

また、連携できるかどうかだけでなく、どのような形で連携できるかどうかも重要です。

例えば、API連携が可能な場合は、より高度なデータ連携ができるため、柔軟性のあるシステム構築が可能です。

一方、CSVファイルやExcelファイルのエクスポート・インポートに対応しているシステムは、簡単に導入できるというメリットがありますが、連携のスピードが遅くなる可能性があります。

他のシステムとの連携が必要な場合は、見積管理システムの機能について詳しく調べ、どのような形態に対応しているかを確認しましょう。

また、APIなどの高度な連携形態を要求する場合は、開発や設定に時間がかかるため、導入までの期間を考慮しておくことも大切です。

予算内で導入可能か

見積管理システムを導入するにはコストがかかるため、予算内で導入可能かどうかが非常に重要です。

そのため、導入費用や維持費用、カスタマイズ費用、保守サポート費用など、あらゆる費用を詳しく確認することが必要になります。

見積管理システムを導入する前には、細かく費用を見積もり、予算内で導入可能かどうか検討しましょう。

また、複数の見積管理システムを比較することで、予算内で導入可能なシステムを選択しやすくなります。

さらに、導入後の運用や保守にかかる費用も見積もり、将来的なコストも考慮することが大切です。

見積管理システムを1から開発するのもおすすめ

見積管理システムを１から開発する場合、自社の業務ニーズにマッチしたシステムを構築できるというメリットがあります。

また、開発会社に発注するよりも、自社で開発するほうが費用を抑えられる可能性もあります。

ただし、開発には時間や人員が必要です。開発する前に、導入するシステムの機能や必要な情報を整理し、業務ニーズにマッチするシステムを開発しましょう。

見積管理システムは、ツールやプログラムを活用することで、簡単に開発できる場合もあります。

具体的には、システム開発に特化した「nocode」を活用する方法です。

ツクル事業部は「ノーコード開発」を行っているため、費用を抑えて見積管理システムを自社で作成することができます。

また、見積もりの作成や発注などの必要な機能を自由に組み込むことも可能です。

見積管理システムの導入を考えている場合は、ぜひツクル事業部のサービスを探してみてください。

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まとめ｜見積管理システムの開発ならツクル事業部がおすすめ！

見積管理システムの開発をご検討中の方には、ツクル事業部がおすすめ。

というのは、ツクル事業部は、豊富な実績を持つ開発会社であり、多くの業界に対応しているからです。

また、システムの導入からアフターサポートまで一貫して対応してくれるため、安心して利用することができます。

さらに、ツクル事業部の見積管理システムは、使いやすさや機能性に優れており、顧客のニーズに合わせてカスタマイズも可能です。そのため、ツクル事業部の見積管理システムを導入することで、業務の効率化やコスト削減につながるでしょう。

無料でご相談をお受けしておりますので、ぜひご連絡ください。

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