- 「販売管理システムが詳しくわかっていない」
- 「導入しなければいけないのはわかっているけど、方法がわからない」
- 「自社で一から構築することは可能なのか」
本記事では、これらの販売管理システムに対する悩みに対して詳しく解説しています。
この記事を読めば、販売管理システムの作り方に関する疑問が解消され、正しい導入の仕方がすぐにわかるようになります。
どんな方でもわかるように、なるべく難しい言葉は使わずシンプルに解説しているので、ぜひ最後まで読んでみてください。
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販売管理システムとは
販売管理システムとは、主に下記の業務を効率化するシステムのことを言います。
- 販売管理業務
- 在庫管理業務
- 購買管理業務
企業にとって、これらの業務に社内リソースを割くのは当然のことです。
これらの業務を販売管理システムが代替することにより、企業はリソースの節約以外にも多くのメリットを享受できます。
販売管理システム導入のメリット
販売管理システムを導入するメリットは、主に以下の3つです。
- 人為的なミスを減らせる
- データを管理することで共有できる
- 販売状況をリアルタイムで確認できる
ここからは、それぞれのメリットについて詳しく解説していきます。
人為的なミスを減らせる
販売管理システムを導入するメリットの一つは、人為的なミスの削減です。
販売管理業務は、それぞれの業務に対応する帳簿に対し、目視での情報確認や手入力での情報登録が必要です。
当然のことですが、この作業を人間が担当していると、いつか必ず人為的なミスが発生してしまうでしょう。
場合によっては、経営上の損失につながってしまうかもしれません。
人為的なミスによるリスクを回避するためには、別の担当者が再チェックできる体制を構築して潜在的リスクを抑えるのが一般的ですが、担当者を増やせば当然社内リソースは増えてしまいます。
販売管理システムを導入すれば、人為的ミスによる損失を回避できるうえに、確認するために必要だった社内リソースも別の業務に有効活用することができるようになります。
データ管理することで共有できる
販売管理システムを導入する二つ目のメリットは、データ管理による情報の共有が可能になることです。
一般的に、受注から販売に至るまでには、さまざまな人が関わっています。
例えば、受注については営業が担当、仕入れについては仕入れ部門が担当、請求については経理部門が担当している場合が想定されるでしょう。
このように、一連の業務に対して別々の部署が作業を分担している場合、データ共有を個別に連携する必要があり、コミュニケーションコストが膨大になってしまいます。
販売管理システムを導入すれば、このようなコミュニケーションコストを削減することが可能になり、全体的な業務の効率化につながります。
販売状況を可視化してリアルタイムで確認できる
販売管理システムを導入する三つ目のメリットは、販売状況を可視化し、リアルタイムで確認できることです。
例えば、経営層やマネージャーが経営上の課題を解決する際に、自社の販売状況をすぐに確認することができれば、必要としている解決策を導きやすくなります。
また、リアルタイムで数値が反映されるので、迅速な経営判断の助けにもなるでしょう。
販売管理システムを導入すれば、業務全体の効率化だけではなく、会社全体の経営にも良い影響を与えることができます。
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販売管理システムは自作可能か
販売管理システムは、自作することも可能ですが、高品質のシステムの制作は非常に困難です。
基本的に、販売管理システムは以下の機能を有している必要があります。
- 販売管理機能…「見積」「受注管理」「売上・売掛管理」「請求管理」に関する機能
- 購買管理機能…「発注」「仕入」「出荷・入荷」「債務」に関する機能
- 在庫管理機能…「検索」「棚卸」「在庫調整」に関する機能
これらの機能に加えて、長期的に運用できるようにシステム自体に拡張性と互換性を持たせておかなければなりません。
専門的な知識が無ければ、このような要件をすべて網羅したシステムを構築するのは、非常に困難と言わざるを得ません。
しかし、コストの問題でどうしても販売管理システムの導入を検討できない企業もあると思います。
そのような企業、または担当者に向けて、以下のソフトを用いた販売管理システムの作り方についても詳しく解説します。
- Excel・Accessを用いた販売管理システムの作り方
- Claris FileMaker Proを用いた販売管理システムの作り方
【Excel・Access】販売管理システムの作り方
ExcelやAccessを利用することで、販売管理システムを構築することが可能です。
Excelで販売管理システムを作る場合のメリットは、データの作成や更新などの自由度が高い点と、マクロを利用することによってデータの分析がしやすい点です。
一方で、手入力が多くなってしまうため、人為的な誤入力への対処が多くなるというデメリットもあります。
Accessで販売管理システムを作る場合、表の「列」に入力するデータの種類（文字列・日付・数値など）を指定できるため、誤入力を事前に防ぐことが可能です。
また使用できるテンプレートの種類数が豊富な点もメリットとして挙げられます。
デメリットとしては、Excelで作成したものと比較してデータ更新の自由度が下がる点と、データベースソフトを触ったことが無い人には慣れるまでに少し時間が必要ということです。
以下には、ExcelとAccessを使った具体的な販売管理システムの作り方をご紹介します。
1.テンプレートのダウンロード
一からすべてのシートを作成するのはかなり手間がかかるので、テンプレートを活用して販売管理システムを作成しましょう。
まずは、販売管理システムの作成に必要なテンプレートをダウンロードします。
以下のサイトの中から、用途に合ったテンプレートを選定してみましょう。
これらのサイトのテンプレートは無料でダウンロード可能ですが、機能の拡張などを検討する場合、別途で料金が発生する場合があります。
あらかじめ利用ルールを確認しておきましょう。
実際に使用してみて使い勝手が良かった場合は、機能の拡張をするのも一つの手です。
2.項目のカスタマイズ
テンプレートのダウンロードが完了したら、各項目をカスタマイズします。
元からある項目を必要な項目に書き換えるだけなので、初心者でも簡単に作業できるでしょう。
しかし、複雑なカスタマイズを行うには「Excel関数」と「VBA」を使って、マクロを作成しなければなりません。
ExcelやAccessの扱いに長けている必要があります。これらの言語を一から学ぶのは少し厳しいという場合は、専門の担当者に依頼する必要があります。
【Claris FileMaker Pro】販売管理システムの作り方
Claris FileMaker Proは、Appleの子会社であるClaris社が提供しているデータベース管理システムです。
このシステムの特徴は、専門的な知識がない初心者であっても使いやすいように設計されていることです。
そのため、プログラミング知識が無くてもシステムの開発（ノーコード開発）ができます。
SQL・HTML・CSSなど、データベース構築に必要な言語を一から学ぶ必要が無いのは、Claris FileMaker Proを活用する大きなメリットです。
45日間利用できる無料版もありますので、実際に利用して操作性を確認してみることをおすすめします。
以下には、Claris FileMaker Proを使った具体的な販売管理システムの作り方を、順を追って解説します。
1.テーブル・レイアウトの作成
FileMakerをインストールした後、アプリを開くと以下のような画面に移ります。
よく使われる管理項目については「Starter」の一覧にテンプレートが既に準備されていますので、使えそうなものがないか確認してみてください。
テンプレートで利用できそうなものが無かった場合、左上の「新規」をクリックしてファイル名を入力して、「レイアウト」を作成します。
次に、「データベースの管理」という項目を開いて、「テーブル」を作成する以下の画面に移ります。
テーブルとは、詳細な項目を追加していく元になるデータベースで、Excelでいう「Sheet」のようなものです。
ここでは各業務の名前をテーブル名に設定して、テーブルを作成していきます。
名前をつける際は、各テーブルの用途がわかるように、できるだけ具体的な名称を設定するようにしましょう。
2.フィールドの作成と設定
次に、テーブルの詳細項目を設定するためにフィールドを作成します。
フィールドとは、同じ種類の項目が入っている「列」のことです。
フィールドタブをクリックすると上記のような画面に移ります。
テーブルに必要な項目を「フィールド名」→「タイプ」の順に入力していきましょう。
さらに詳しい動作の設定をしたい場合は、画面右下の「オプション」をクリックします。
すると、上記のような画面に移りますので、ここで項目ごとに必要な機能を設定していきます。
3.レコード作成
フィールドの設定が完了したら、次に「レコード」を作成します。
レコードとは、一つのデータが入っている「行」のことです。作成したレイアウトを開くと以下のような画面に移るので、上部の「新規レコード」をクリックします。
すると、フィールドの設定と同じように詳細項目を入力することができますので、必要な項目を入力します。
入力が完了したら、テーブル設定に戻り「詳細」の項目にレコードが追加されているか確認しましょう。
ここまでの作業がすべて完了すれば、一つのテーブルを作成できたことになります。
4.リレーションシップを作成する
最後に、それぞれのテーブルの「リレーションシップ」を行って、各テーブルを関連付けていきます。
リレーションシップとは、別のテーブル同士を関連付け、他のテーブルのデータを参照する機能のことです。
リレーションシップタブを開くと、以下のような画面に移ります。
この画面で、各テーブルで紐づけたい項目同士を、マウスを操作して関連付けます。
2つの項目が青い線でつながりますので、それを確認すればリレーションシップは完了です。
以上が、販売管理システムをFilemakerで作る手順になります。
さらに詳しい操作方法を知りたいという方は、Claris japanがYoutubeに動画をアップロードしているので、確認してみてください。
販売管理システムを作る際のポイント
販売管理システムを作る際のポイントは、以下の5つです。
- 自社に合ったシステムを作る
- 必要なコストを把握する
- 販売管理システムで補う業務を明確にする
- 複数のデータ入力方法を用意する
- 業務に必要な機能を組み込む
自社に合ったシステムを作る
1つ目は、自社に合ったシステムを作ることです。
販売管理システムは、業種・業態・企業規模によって使用するデータに大きな違いがあります。
広く普及している汎用パッケージには、販売管理システムにおおよそ必要とされる機能が備わっていることがほとんどですが、特定の業種や業態を意識して作られているわけではありません。
販売管理システムの導入をする際には、自社の業種・業態・企業規模をしっかり把握したうえで、自社に合ったシステムを検討する必要があります。
必要なコストを把握する
2つ目は、必要なコストを把握することです。
販売管理システムを導入するには、以下の3つの方法があります。
- パッケージソフトを購入
- オーダーメイドソフトを購入
- 自社で一から作る
パッケージソフトの場合、購入コストは比較的安価ですが、カスタマイズ性が低くなってしまいます。
オーダーメイドソフトの場合、購入コストは高くなってしまいますが、自社に合った機能をカスタマイズすることで、その後の運用に支障をきたすリスクを低くすることができます。
自社で一から作る場合はコストを最も安く抑えることができますが、専門的な人材がいなければ、導入のハードルはかなり高いです。
どの方法も一長一短なので、販売管理システムにかけられるコストを事前にしっかりと把握して、どの導入方法が最適なのか判断することが大事です。
販売管理システムで補う業務範囲を明確にする
3つ目は、販売管理システムで補う業務範囲を明確にすることです。
販売管理システムのパッケージは、多種多様なものが発表されており、少なく見積もっても100種類程のパッケージが存在します。
「在庫管理業務」に特化している製品もあれば、「出荷管理業務」に特化しているものまで、得意としている業務範囲もパッケージによってさまざまです。
自社の販売管理システムで最も重視したい業務範囲を明確にしたうえで、導入を検討する必要があります。
複数のデータ入力方法を用意する
4つ目は、複数のデータ入力方法を用意することです。
例えば、受注処理は販売管理業務の一つですが、請求管理や在庫管理などのシステムと連携できていなければ効率的とはいえません。
そのため、受注情報のCSVデータ出力やAPI連携を行って、データ入力業務の効率化を図る必要があります。
※API：ソフトやアプリとWEBサービスをつなぐインターフェースのこと
データの入力作業は、販売管理システムを運用していく上で最も大変な作業といえます。
特に受注管理業務などでは、すぐに注文の登録作業を行わなければ、次の注文に対応できなくなってしまう恐れもあります。
データ入力の負担を少しでも軽くするために、複数のデータ入力方法も準備しておく必要があります。
サポート体制が充実したシステムを導入する
5つ目は、サポート体制が充実したシステムを導入することです。
販売管理システムは、会社の管理業務の根幹となるため、システムになんらかの異常があった場合にはすぐに対応する必要があります。
また、新たな事業を展開した際などに、別の機能をカスタマイズして搭載する可能性も考えられます。
このような不測の事態に対応するためにも、システムのサポート体制は綿密にチェックしておきましょう。
一般的には、製品の製造元企業HPにサポート体制に関してのQ&Aが設置されていますが、すべてが網羅されているわけではありません。
気になる場合は問い合わせをして、事前にしっかり確認しておきましょう。
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販売管理システム導入・開発なら外注がおすすめ
販売管理システムの導入や、自社開発を検討しているのなら、外注をするのが最も確実といえます。
中でも、「ツクル事業部」は世界に600以上あるノーコード・ローコードツールを用いた開発実績が、100件以上もある専門家集団です。
ノーコード・ローコードツールを活用することで、「ハイスピード」「ローコスト」「ハイクオリティ」を実現しており、販売管理システムに詳しくない社員であっても使えるシステムにこだわっている点が、ツクル事業部の魅力です。
相談があれば、すぐに専門の人材がそれぞれの企業に合った提案をいたします。まずは一度相談してみることをおすすめします。
まとめ｜販売管理システムの導入ならツクル事業部がおすすめ！
今回は、販売管理システムの導入に関する手順や方法をもとに、そのメリットと重要なポイントを紹介しました。
企業のデジタルトランスフォーメーション（DX）が急務とされている現在では、さまざまな業務をデジタルテクノロジーにより効率化を図っていかなければ、今後の競争を勝ち抜いていくのは難しいのかもしれません。
「ツクル事業部」には、販売管理システムのみならず、そのような企業のDXの悩みに対して、今まで数多くの解決策を講じてきた実績と信頼があります。
システム導入を一人で検討するのは非常に困難です。迷ったらぜひ一度、ツクル事業部へご相談ください。
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