はじめに
「Excelは使えるけど、Googleスプレッドシートはよくわからない」「チームでデータを共有したいけど、どう設定すればいいのか」──こうした悩みを抱えるビジネスパーソンは少なくありません。
Googleスプレッドシートは、クラウドベースの表計算ツールとして、リモートワークやDX推進の現場で急速に普及しています。リアルタイムでの共同編集、自動保存、どこからでもアクセス可能という特性は、現代のビジネス環境に最適です。
しかし、Excelに慣れた方にとっては、操作方法や機能の違いに戸惑うことも多いでしょう。本記事では、Googleスプレッドシートの基本的な使い方から、業務で即活用できる便利な機能まで、初心者にもわかりやすく手順を追って解説します。
この記事を読むことで、Googleスプレッドシートを使ったデータ管理・分析・共有がスムーズに行えるようになり、チームの生産性向上とDX推進に貢献できます。
Googleスプレッドシートとは？Excelとの違い
Googleスプレッドシートの基本概要
Googleスプレッドシートは、Googleが提供する無料のクラウド型表計算ツールです。Googleアカウントがあれば誰でも利用でき、Webブラウザやスマホアプリから操作できます。
最大の特徴は、クラウド上でファイルが管理されることです。データは自動的にGoogleドライブに保存され、インターネット環境があればどこからでもアクセスできます。また、複数のユーザーが同時に同じファイルを編集でき、変更はリアルタイムで反映されます。
ExcelとGoogleスプレッドシートの比較
| 項目 | Googleスプレッドシート | Excel |
|---|---|---|
| 価格 | 無料（Googleアカウントで利用可） | 有料（Microsoft 365またはパッケージ購入） |
| 保存場所 | クラウド（Googleドライブ） | ローカル（クラウドはOneDrive経由） |
| 共同編集 | リアルタイムで複数人が同時編集可能 | 制限あり（Excel Onlineで可能） |
| 自動保存 | 標準機能として自動保存 | 手動保存が基本（自動保存はオプション） |
| アクセス性 | どのデバイスからでもアクセス可能 | インストール端末に依存 |
| 関数・機能 | 基本的な関数は網羅、一部高度な機能は限定的 | 高度な分析機能が豊富 |
日常的なデータ管理やチーム作業にはGoogleスプレッドシートが、高度な分析やマクロを多用する場合はExcelが適しています。
Googleスプレッドシートの基本的な使い方
スプレッドシートの作成手順
Googleスプレッドシートを始めるには、まずファイルを作成します。
作成方法1：Googleドライブから
- Googleドライブ（https://drive.google.com/）にアクセス
- 左上の「新規」ボタンをクリック
- 「Googleスプレッドシート」→「空白のスプレッドシート」を選択
作成方法2：スプレッドシートから直接
- https://sheets.google.com/ にアクセス
- 「空白」をクリックして新規作成
新しいスプレッドシートが開いたら、左上の「無題のスプレッドシート」をクリックしてファイル名を設定します。ファイル名は自動的に保存されるため、保存操作は不要です。
基本的なデータ入力と編集操作
データの入力方法
- セル（マス目）をクリックして選択し、キーボードから直接入力
- Enterキーで下のセルへ移動、Tabキーで右のセルへ移動
- 数式を入力する場合は「=」から始める
基本的な編集操作
- コピー＆ペースト：Ctrl+C（コピー）、Ctrl+V（ペースト）
- 切り取り：Ctrl+X
- 元に戻す：Ctrl+Z
- やり直し：Ctrl+Y
- 行・列の挿入：行番号や列番号を右クリック→「行を挿入」
書式設定： ツールバーから文字の太字、色、背景色、配置などを簡単に設定できます。複数のセルを選択してまとめて書式を適用することも可能です。
スマホでの基本操作
Googleスプレッドシートは、iOS・Androidアプリからも利用できます。
スマホアプリでの主な操作
- セルをタップして入力開始
- 長押しでコピー・ペーストメニューを表示
- 2本指でピンチ操作によりズームイン・アウト
- 画面下部のツールバーで書式設定
- 共有ボタンから他のユーザーとファイル共有
外出先や移動中でも、スマホから簡単にデータの確認・編集ができるため、業務の柔軟性が大幅に向上します。
チームで活用！共有方法と権限設定
スプレッドシートの共有手順
Googleスプレッドシートの最大の強みは、簡単にファイルを共有し、複数人で同時に編集できることです。
共有方法の基本手順：
- スプレッドシート画面右上の「共有」ボタンをクリック
- 共有したい相手のメールアドレスを入力
- 権限レベルを選択（編集者・閲覧者・コメント可）
- 「送信」をクリック
共有された相手には通知メールが届き、リンクからファイルにアクセスできます。
権限設定の種類と使い分け
共有時には、相手に与える権限を3段階から選択できます。
| 権限レベル | できること | 適したケース |
|---|---|---|
| 編集者 | データの入力・編集・削除、共有設定の変更 | チームメンバー、共同作業者 |
| コメント可 | 閲覧とコメント追加のみ（編集は不可） | レビュアー、承認者 |
| 閲覧者 | 閲覧のみ（編集・コメント不可） | 参考資料として共有する相手 |
適切な権限設定により、誤操作や意図しない変更を防ぎつつ、必要な共同作業を実現できます。
リンク共有の活用
特定のメールアドレスを指定せず、リンクを知っている全員と共有することもできます。
リンク共有の設定手順：
- 「共有」ボタンをクリック
- 「リンクを知っている全員」を選択
- 権限レベルを設定
- 「リンクをコピー」してSlackやメールで共有
社内の広範囲なメンバーに共有する場合や、外部の関係者に一時的にアクセス権を付与する際に便利です。
業務効率を上げる便利な関数
初心者が覚えるべき基本関数
Googleスプレッドシートには、Excelと同様に多数の関数が用意されています。まずは頻繁に使う基本関数を覚えることで、業務効率が飛躍的に向上します。
SUM関数（合計を計算）
=SUM(A1:A10)指定した範囲の数値を合計します。売上集計や経費計算に必須の関数です。
AVERAGE関数（平均を計算）
=AVERAGE(B1:B10)指定範囲の平均値を算出します。成績や評価の集計に活用できます。
COUNT関数（数値の個数を数える）
=COUNT(C1:C100)指定範囲内の数値が入力されているセルの個数を数えます。
IF関数（条件分岐）
=IF(D1>=80, "合格", "不合格")条件によって表示内容を変えます。D1が80以上なら「合格」、そうでなければ「不合格」と表示されます。
業務で役立つ実践的な関数
VLOOKUP関数（データの検索と抽出）
=VLOOKUP(E1, A1:B100, 2, FALSE)大量のデータから特定の値を検索し、対応する情報を取り出します。顧客リストから名前を検索して電話番号を表示するような場面で活用できます。
SUMIF関数（条件付き合計）
=SUMIF(F1:F50, "東京", G1:G50)特定の条件に合致する値だけを合計します。例えば、「東京」支店の売上だけを集計できます。
CONCATENATE関数（文字列の結合）
=CONCATENATE(H1, " ", I1)複数のセルの文字列を結合します。姓と名を結合してフルネームを作成するなどに使います。
これらの関数を組み合わせることで、複雑なデータ処理も自動化できます。
データを視覚化するグラフ作成
グラフ作成の基本手順
データを視覚化することで、傾向や比較が一目で理解できます。Googleスプレッドシートでは、簡単な操作でグラフを作成できます。
グラフ作成の手順：
- グラフにしたいデータ範囲を選択
- メニューバーから「挿入」→「グラフ」をクリック
- 右側にグラフエディタが表示される
- グラフの種類（棒グラフ、折れ線グラフ、円グラフなど）を選択
- 必要に応じて色やラベルをカスタマイズ
グラフは自動的にスプレッドシートに挿入され、元データを変更すると自動的に更新されます。
用途別のグラフの使い分け
| グラフの種類 | 適した用途 | 活用例 |
|---|---|---|
| 棒グラフ | 複数項目の比較 | 部門別売上、商品別販売数 |
| 折れ線グラフ | 時系列の変化 | 月次売上推移、アクセス数の変動 |
| 円グラフ | 全体に占める割合 | 市場シェア、予算配分 |
| 散布図 | 2つの変数の相関関係 | 広告費と売上の関係性 |
適切なグラフを選ぶことで、データの特性を効果的に伝えられます。
Excelファイルとの互換性と変換方法
ExcelファイルをGoogleスプレッドシートで開く
既存のExcelファイルをGoogleスプレッドシートで編集することも可能です。
Excelファイルのインポート手順：
- Googleドライブにアクセス
- Excelファイル（.xlsx、.xls）をドラッグ&ドロップでアップロード
- アップロードしたファイルを右クリック
- 「アプリで開く」→「Googleスプレッドシート」を選択
Googleスプレッドシート形式に変換せず、Excel形式のまま編集することも可能ですが、完全な互換性を求める場合はスプレッドシート形式への変換をおすすめします。
GoogleスプレッドシートをExcel形式で保存
逆に、Googleスプレッドシートで作成したファイルをExcel形式でダウンロードすることもできます。
Excel形式でのダウンロード手順
- メニューバーから「ファイル」→「ダウンロード」を選択
- 「Microsoft Excel（.xlsx）」をクリック
この機能により、GoogleスプレッドシートユーザーとExcelユーザーが混在する環境でも、スムーズにファイルをやり取りできます。
業務活用のための便利な機能
データの並べ替えとフィルタ
大量のデータを扱う際、並べ替えやフィルタ機能が非常に便利です。
並べ替え（ソート）の手順
- 並べ替えたい列を選択
- 「データ」→「範囲を並べ替え」をクリック
- 昇順または降順を選択
フィルタの使い方
- データ範囲を選択
- 「データ」→「フィルタを作成」をクリック
- 列見出しに表示されるフィルタアイコンをクリック
- 表示したいデータの条件を設定
これにより、特定の条件に合致するデータのみを抽出して表示できます。
条件付き書式で重要データを強調
条件付き書式を使えば、特定の条件を満たすセルを自動的に色付けできます。
設定例
- 売上が目標を超えた場合、セルを緑色に
- 在庫が一定数を下回った場合、セルを赤色に
- 締切が近づいたタスクを黄色に
視覚的に重要な情報が目立つため、データの見落としを防げます。
バージョン履歴で変更を追跡
Googleスプレッドシートは、すべての変更履歴を自動的に保存します。
バージョン履歴の確認方法
- 「ファイル」→「変更履歴」→「変更履歴を表示」
- 右側に時系列で変更履歴が表示される
- 任意の時点をクリックして内容を確認
- 必要に応じて過去のバージョンに復元可能
誤って削除したデータを復元したり、誰がいつ変更したかを確認できるため、チーム作業での安心感が高まります。
まとめ：Googleスプレッドシートで業務効率を劇的に向上
Googleスプレッドシートは、単なる表計算ツールではありません。リアルタイム共同編集、自動保存、どこからでもアクセス可能という特性により、現代のビジネス環境に最適化されたデータ管理・分析プラットフォームです。
基本的な使い方を習得すれば、データ入力・編集、関数を使った計算、グラフによる可視化、チームメンバーとの共有が驚くほどスムーズに行えます。Excelとの互換性も高いため、既存のワークフローを大きく変えることなく導入できます。
今日から実践できるアクションステップ：
- まず1つファイルを作成してみる：簡単な管理表やToDoリストから始めましょう
- チームメンバーと共有してみる：リアルタイム編集の便利さを体感してください
- 基本関数を3つ覚える：SUM、AVERAGE、IFから始めれば十分です
- データをグラフ化してみる：視覚化の効果を実感できます
- スマホアプリをインストール：外出先でもデータにアクセスできる環境を整えましょう
Googleスプレッドシートは、使えば使うほど便利な機能が見つかり、業務効率が向上していきます。まずは小さな一歩から始めて、徐々に活用の幅を広げていきましょう。
本格的にGoogleスプレッドシートを活用したDX推進や業務改善を検討されている方、チーム全体での導入サポートが必要な方は、ぜひお気軽にご相談ください。
