システム開発を行う場合、外部の会社に委託することも可能です。
自社内ですべてをまかなうこともできますが、時間や手間を取られてしまうのがデメリット。
ソフトウェアの開発に関しては、上手に依頼することで、仕事が円滑に進むこともあります。
今回は、システム開発を外注する際のメリットやデメリットについてご紹介。
また、外注先の選定方法についても触れていきます。
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システム開発の方法は2通り
システム開発においては、「内製」と「外注」の2つの方法があります。
内製というのは、自社内ですべての制作を完成させることです。
社内のITエンジニアやシステムエンジニアが集まり、開発にあたります。
それでも人手が不足している場合には、子会社や関連するグループに割り振る方法もあります。
一方、外注は自社とは直接関係のない会社に委託する形で開発の依頼をする方法です。
外部に発注するため当然、契約料がかかります。
各業者の料金を比較検討しながら、希望に見合う外注先を探す必要があるでしょう。
また、予算が100万円以下の場合、会社ではなくフリーランスの個人に依頼する方法もあります。
フリーランスは融通も利きやすく、対応も早いので様々な案件に柔軟に対応してもらうことが可能です。
システム開発を外注するべき企業の特徴
内製だけで業務の遂行が難しい場合、外注先を決めて委託することで作業が円滑に進むケースがあります。
外注が必要となるのは、以下の項目に当てはまる会社です。
IT部門がない企業
自社にIT部門がない場合、どうしてもシステム開発は弱点となります。
企画をしてもそれを開発につなげる技術がない場合は、自社で時間をかけて模索するよりも外注したほうがスムーズです。
システム開発の体制を整えるのは、容易なことではありません。
時間がかかるうえに、一向にプロジェクトが進まなくなる可能性もあります。
そのため、IT分野に明るい会社やフリーランスに外注をするほうが、制作もスムーズに進むでしょう。
業務改善を図りたい企業
自社のシステムに問題があり、業務改善を図りたいという場合にも、システム開発の外注は必要です。
システムの導入によって課題が解消できるのであれば、外注をすることで業務も円滑になります。
しかし、十分なコミュニケーションが取れないとなると、プロジェクトは思うように進まないでしょう。
丸投げをするのではなく、しっかり下準備をした上で的確な依頼を出し、連携の取りやすい外注先を選ぶのがおすすめです。
システム開発外注のフロー
システム開発を外注する場合、いくつかのステップがあります。主な流れとしては、以下の通りです。
- PRPの提案依頼
- プロジェクトの説明
- 見積り提示
- 要求定義
- 要件定義
- 具体的な設計
- 開発
覚えておきたい3つの用語
- RFP（提案依頼書）
RFPというのは、「Repuest for Proposal」の略称であり、提案依頼書を意味するものです。
外注をすると決まれば、発注者は外注先にRFPを提出し、依頼をします。
RFPには費用やスケジュールのほか、システムに求める条件についても明記して提示するのが基本です。
複数の会社に外注見積りを出してもらう場合、1つ1つの会社にそれぞれ口頭で伝えるのは多大な労力が必要です。
会社によって異なる内容を伝えてしまうこともありますし、そうなれば本来の目的と違う開発になってしまうことも。
余計な費用を削減し、均一に依頼を出すためにもRFPが必要です。
- 要求定義
要求定義というのは、どのようなシステムにしたいのか、発注者側が要求を明確にすることです。
システムに求める機能などを細かく明示することで、開発者側もどのようなものを作れば良いのか理解がしやすくなります。
- 要件定義
要件定義は、要求定義によって明示された要求をもとに、どのようにシステムに落とし込んでいくのかを資料にまとめる段階です。
基本的に開発者が行う業務ですが、依頼側の会社に提示することで、イメージの認識の相違などを防ぐ役割があります。
【内製との比較表付き】システム開発を外注する6つのメリット
| 外注の場合のメリット | 内製の場合 |
| エンジニアがいなくても開発できる | エンジニアが必要 |
| 柔軟に対応可能 | 柔軟な対応ができない |
| 開発初期段階から任せられる | エンジニアは企画段階からの対応が難しい |
| 自社エンジニアを必要な開発に充てられる | 自社エンジニアが手一杯で動けなくなる |
| スケジュール通りに進みやすい | 他業務と並行するので滞りやすい |
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エンジニアがいなくても開発できる
外注する場合、自社にエンジニアがいなかったとしても、システム開発の部分を全て委託できればシステム開発が可能です。
内製の場合は自社内にエンジニアがいないとシステム開発に多くの時間がかかります。
エンジニアを採用し、育てる段階からのスタートとなるので、システム開発もなかなか進みません。
外部委託をすれば、専門のエンジニアが揃っている会社が開発をしてくれるので、自社ではそのほかの業務に集中できます。
柔軟に対応可能
外注の場合、必要な時にだけ委託できるのが大きなメリットです。
内製の場合、人員や資源を必要な時にのみ用意するのはどうしても難しいもの。
外注をすれば必要な時にだけ発注できるので、不足するリソースの確保に奔走する必要がありません。
その時の業務や会社内の状態に合わせて柔軟な対応ができる点が、外注の最大の魅力といえるでしょう。
開発初期段階から任せられる
外注をすると、開発初期の段階からそのまま依頼ができます。
委託時は、できない部分だけをお願いするイメージが多いでしょう。
企画や戦略など、開発の初期段階は自社でやるものと思われがちです。
しかし、開発会社によっては企画立案や戦略の部分まで対応してくれるところもあります。
初期段階から依頼ができれば、業務が圧迫されることもありません。
開発の分野を丸ごと依頼できるので、そのほかの業務に集中しやすくなります。
希望通りのスケジュールで進めやすい
外注をすると、納期も込みで依頼できるので、スケジュール通りに進行しやすいのがメリットです。
システム開発を内製で行っている場合、エンジニアは開発以外の仕事もこなさなければならず、手が回らない場合はどうしても後回しになってしまいます。
スケジュールを決めたとしても結局後ろ倒しになってしまい、思うように進まないことも。
外注をすれば決められた期間で作業を進めてもらえるので、スケジュールの滞りはほとんどなく進行するでしょう。
設備に投資する必要がない
システム開発には、ソフトウェアや機器などの設備投資が必要ですが、外注ならば不要です。
内製の場合は自社エンジニアが開発にあたるため、自社内でソフトウェアや必要機器を用意する必要があります。
1回使ったきりのソフトが残っていると、設備投資が余計な費用になってしまうこともあるので注意しましょう。
外注をする場合には、依頼する開発会社が自社のものを使って作業をするので、依頼側の費用はかかりません。
設備投資の必要がないので、費用をかけずに済みます。
システム開発のノウハウが学べる
システム開発を外注する場合、円滑なコミュニケーションが取れていれば、開発のノウハウを学ぶこともできます。
開発を内製する場合は、開発のスキルや知識が少ない状態からのスタートになるので、開発にも時間がかかるでしょう。
開発会社はシステム開発のスペシャリストであるため業務を遂行するスピードも早く、ノウハウに関しても実際に見て学ぶことができます。
システム開発を外注するデメリット
システム開発の外注には、デメリットもあります。以下を理解した上で、外注を検討しましょう。
- 自社事業を完全に理解してもらうことは難しい
- 費用がかかる
- 情報漏洩のリスクがある
- 担当者の変更が難しい
- コミュニケーションをたくさんとる必要がある
自社事業を完全に理解してもらうことは難しい
システム開発を外注する場合、あまり関わりのない会社に依頼することも多いでしょう。
開発においてはプロであっても、発注元の事業を理解していない会社もあります。
どのような業務を行っているかを把握していないので、見当違いな開発になってしまうことも。
このようなリスクを減らすためには、発注時に自社の事業内容について細かく説明を行うことが大切です。
その上で、どのような機能が欲しいのか、どんなところで使うのかについてもすり合わせておきましょう。
コストがかかる
当然のことではありますが、システム開発を外注する場合には費用がかかります。
内製で済ませる場合には、所属している社員が作業を行うので、追加の費用というのは一切かかりません。
費用が余計にかかるということだけは頭に入れた上で、できる限りリーズナブルな価格でお願いできる開発会社を探すことも大切です。
また、外注には時間的な費用もかかってしまいます。
適したシステムを作るためには、丸投げをするわけにはいかないので、開発会社との綿密なコミュニケーションが必要です。
何度も会議を重ねることもあるでしょうし、ほかの業務の時間を圧迫してしまうこともあります。
情報漏洩のリスクがある
外部の会社と共同で仕事を進める場合には、情報漏洩のリスクがあることも念頭に置いておきましょう。
会社のシステム開発における機密事項などもあるため、しっかりと情報管理をしてくれる会社を選ぶことも重要なポイントです。
情報管理がずさんな開発会社の場合、悪意がなくても情報漏洩しやすい状態になってしまう可能性があります。
情報の取り扱いに関しては、両者がきちんと議論をして話し合っておくことが大切です。
担当者の変更が難しい
外注でシステム開発を行う場合、開発にあたる担当者は、開発会社側が決めます。
基本的には1度決まった担当者は代わることがなくその業務の担当として最後まで仕事をするもの。
例えば折り合いの合わない担当者であったとしても、交代を言い出しにくいのがデメリットです。
内製の場合は、業務に向いていないと思った段階で、担当を変えることもできます。
しかし、外注となるとそうもいかないのが悩ましいところです。
できる限り細かくコミュニケーションをとって、円滑に関係を築いていけるように努力するほかありません。
コミュニケーションをたくさんとる必要がある
外注をする場合、会社のことを知らない人間と仕事を行うため、コミュニケーションが非常に重要です。
コミュニケーションを密にとっていれば、多少わかりにくい説明でも意思疎通がしやすいでしょう。
しかし、コミュニケーションが足りていないと認識の相違が起こりやすく、想定していたものと全く違うシステムが出来上がることもあります。
こまめに会議を行って、自社の要望を細かく伝え、認識の相違が起こっていないかどうかを確認したうえで、仕事を進めていくことが大切です。
【丸投げ厳禁】システム開発を外注するときの4つの注意点
システム開発を外注する場合には、以下のポイントに注意しましょう。
システム開発会社に丸投げしない
システム開発を開発会社に丸投げするのは、非常に危険です。
確かに全ての開発業務を任せてしまえば、自社内でできることも広がりますが、コミュニケーションが不足すると見当違いの方向にシステム開発が進んでしまうことも。
話し合いをしないと、お互いに相談もしにくくなり、トラブルが積み重なって大きな問題に繋がる可能性もあります。
開発会社に外注する場合にも、密なコミュニケーションを意識して、考えの相違やトラブルが起こらないようにしていくことが大切です。
システム開発する目的を明確にする
システム開発を外注するのであれば、その目的を見失ってはいけません。
なぜこのシステム開発が必要なのかを明確にして、きちんと開発会社の担当者に伝えられるようにしておきましょう。
目的が不明確なままでは、開発会社の担当者もどのように進めたら良いのかわからなくなってしまううえに、思っていたのとは違う仕上がりになることも。
どのような場面で使うのかや、システムを導入することでどのように役立てられるのかを細かく説明することが大切です。
見積もりが安すぎる会社には気を付ける
システム開発の外注は費用がかかるので、できる限り費用がかからない外注先を選ぶことが大切です。
かといって、あまりに安すぎる料金設定をしているところは要注意。技術力がともなわず、求めたレベルの開発が進まないこともあります。
システム開発の見積もりは、エンジニアの単価と工数で決まってきます。
つまり、レベルの高いエンジニアが担当する場合には、自然と価格は高くなるものです。
ほかと比較して価格があまりに安すぎるところは、技術力が乏しいところも多いもの。
開発会社を選ぶ際には、複数の会社を比べたうえで、相場を見てから決めることが大切です。
運用・保守まで考えて依頼する
外注先を選ぶ際には、保守や運営といった部分まで任せられるかどうかも考慮しておきましょう。
システム開発が終わったから委託を終了するのではなく、完成後のサポートをしてもらえるところを選ぶと、安心して利用できます。
また、システムが完成しても、不具合が起こる可能性も考えられます。自社のエンジニアで対応できない場合に開発会社がサポートをしてくれると、非常に助かります。
外注の際には、保守や運営の分まで含んだ予算を提示し、相談してみましょう。
システム開発の外注先を選ぶ5つのポイント
システム開発の外注先を選ぶ際には以下のポイントをチェックしてみましょう。
- 複数の会社に見積もりをもらう
- 開発したいシステムの制作実績があるか
- 提案力やコミュニケーション力はあるか
- 運営状況・サポート体制に問題はないか
- 自社開発がメインであるか
複数の会社に見積もりをもらう
システム開発会社を決める際には、1社だけに絞って行うのはおすすめできません。
複数の会社を比較した上で、費用や内容、技術力などを総合的に見て判断することが大切です。
見積もりを1社だけに絞ってしまうと相場も分からないうえに、ほかの会社との比較ができません。
後から別の会社の方が条件が良かった、とならないためにも、気になる会社は複数チェックして相談しましょう。
また、複数の開発会社に依頼することになれば、RFPが重要です。うまく活用して、各社からの提案を待ちましょう。
開発したいシステムの制作実績があるか
開発するシステムが明確になっている場合、その分野のシステムの制作実績があるかどうかも重要な判断ポイントです。
実績が豊富な開発会社であったとしても、自社の必要とするシステム開発の経験が不足しているようでは、結局模索しながら進めていくことになります。
未経験の開発会社に任せる場合も、スムーズに進行しないことも多いです。
依頼したいシステムの開発経験があるかどうかをチェックしておきましょう。
提案力やコミュニケーション力はあるか
開発会社のコミュニケーション力や提案力も、より良いシステム開発のために重要なポイントです。
システム開発は、基本的に開発を依頼する側が企画を立案し、細かい内容を開発者に説明します。
しかし、より良いシステムにしていくためには、話し合いが重要です。
提案を聞き入れてそのまま進める会社よりは、「こうした方が良いかもしれません」とアイディアを出してくれる会社を選ぶのが良いでしょう。
運営状況・サポート体制に問題ないか
システム開発は、作って終わりではありません。
開発したシステムをうまく運用していけるかどうかが重要です。
そのため、運営や保守に関してのサポート体制が整っているかも、開発会社を選ぶ際のポイントとして着目しましょう。
自社開発がメインであるか
自社開発がメインであるかも、システム開発においては重要なポイントです。
PM(プロジェクトマネージャー)・PG(プログラマ)・SE(システムエンジニア)など役割の異なるエンジニアが開発にあたる場合、人員を下請け会社から賄うこともあります。
下請けをたくさん使っているような会社だと、プログラムの品質にも影響が出てしまいます。
社内でのスタッフのコントロールも難しくなり、トラブルも起こりやすくなるので要注意です。
開発会社を探す際には、自社開発をメインで行っているかどうかをチェックしておきましょう。
よくある質問
システム開発の外注について、よくある質問を紹介していきます。
- ソフトウェアの外注のデメリットは？
- システム開発を外注するリスクは？
- システム開発を外注する際の注意点は？
ソフトウェアの外注のデメリットは？
ソフトウェア外注のデメリットは、自社の事業内容を理解してもらうことが難しい点や、時間的・お金的な費用がかかることです。
コミュニケーションが取れないと円滑な進行が難しかったり、情報漏洩したりするリスクなどもあります。
システム開発を外注するリスクは？
システム開発を外注するとなると、情報管理の面でリスクがあります。
また、品質や納期面で遅れてしまうリスクや、外部のスタッフによる法令違反にも注意が必要です。
自社内では管理しきれないため、トラブルが発生しやすい点にも注意しなければなりません。
システム開発を外注する際の注意点は？
システム開発を外注する場合には、開発会社にすべてを丸投げしないのが大切です。
ほかにも、システム開発の目的を明確にすることや、運用や保守までサポートしてくれるところを選ぶ必要もあります。
見積もりが安すぎるとエンジニアの技術力が乏しいこともあるので、相場を比較することもポイントの1つです。
まとめ
システム開発の外注は、自社ではできないことを専門スタッフがこなしてくれるため、以下のようなメリットがあります。
- 自社にエンジニアがいなくても開発可能
- 柔軟な対応が可能
- 初期段階から任せられる
- スケジュール通りに進みやすい
- 設備投資の費用が不要
- システム開発のノウハウを学べる
ただ、一方で、以下のような懸念点もあります。
- 自社事業の理解が不十分
- 情報漏洩のリスクがある
- コミュニケーション不足がトラブルにつながる
- 時間的・金銭的費用がかかる
- 担当者の変更が難しい
円滑に希望通りのシステムを作ってもらうためにも、細かい希望のすり合わせを行い、入念に打ち合わせをして進めていくことが大切です。開発会社選びも重要なポイントなので、複数の会社を比較しながら適した会社を探しましょう。
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