不動産管理システム5選！失敗しない選び方と導入前のチェックリストも紹介

「物件が多くて、アナログな管理方法を刷新したい…」

「といっても、不動産の管理システムになると失敗したときが怖いな…」

このような悩みを抱えている方も多いでしょう。

不動産管理システムを導入すると業務は効率化するものの、導入までの検討でミスを犯したら意味はありません。

当記事では不動産管理システム選びで失敗しない方法をお伝えし、おすすめの不動産管理システムも紹介します。

この記事を読むと、不動産管理システムの全貌がわかり、導入を前向きに検討できるようになるので、ぜひ最後まで見てみてください。

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【システム導入のサイン】不動産管理システムが必要なタイミング

不動産管理システムが必要なタイミングは、エクセルや無料ソフトでは管理できなくなった際と従業員が増減する際です。

両タイミングともに不動産管理が人力で思うようにできなくなるタイミングでしょう。

両タイミングではなぜ、不動産管理システムが必要になるのかを解説します。

エクセルや無料ソフトでは管理できなくなったとき

不動産管理システムが必要となるタイミングの1つは、エクセルや無料ソフトでは物件や契約情報の管理が難しくなったときです。

不動産管理システムが必要となる具体的な理由は以下のとおりです。

• 情報量の増加：物件の詳細情報、契約者の情報、契約内容など、多くの情報を管理する必要がある。業務が拡大するにつれて、情報量は増え続け、エクセルや無料ソフトでの管理が困難になる。
• データの一元管理：不動産管理システムを導入することで、物件情報や契約情報など、すべての関連データを一元的に管理することが可能。情報の検索や抽出が容易になり、作業の効率化を図れる。
• 情報の安全性：不動産管理に関連する情報は、個人情報を含む場合もあり、その安全性は重要な課題となる。エクセルや無料ソフトでは、情報のセキュリティを十分に確保することが難しい。一方、専用の不動産管理システムを使用すると、情報の保護を強化することが可能。
• システムのスケーラビリティ: エクセルや無料ソフトは、一定の規模までの業務をサポートすることが可能。しかし、業務が拡大した場合、その対応が難しくなる可能性がある。

以上の理由から、エクセルや無料ソフトでは管理できなくなったとき、不動産管理システムの導入が必要となります。

従業員が増減するとき

従業員の増減は、不動産管理システムの導入を検討する重要なタイミングとなります。

このタイミングで不動産管理システムが必要となる具体的な理由は以下のとおりです。

• 効率的な業務分担：業員数が増えると、業務範囲や責任領域が不明瞭になる。不動産管理システムを導入することで、各従業員の業務範囲や役割を明確に設定し、効率的な業務分担が可能。
• 情報共有の円滑化: 従業員数が増えると、重要な情報の共有が難しくなる場合がある。不動産管理システムを使用すると、すべての従業員が必要な情報にアクセスでき、情報の共有が円滑になる。
• 業務の透明性: 不動産管理システムは、各従業員の業務進捗やパフォーマンスを追跡する機能を持っている。業務の透明性を高め、管理者が全体の業績を把握しやすくなる。

以上の理由から、従業員が増減するときは不動産管理システムの導入を検討する良いタイミングといえます。

不動産管理とは

不動産管理とは、賃貸管理と建物管理にカテゴリ分けができます。

具体的な業務内容をお伝えすると以下のとおりです。

• 賃貸管理：本来大家が行う賃料の回収や経理業務、入居者の募集、退去立ち会いなどを代行する。
• 建物管理：エレベーター点検、消防設備の管理、外壁の修繕、ガス・電機の設備交換などを代行する。

このように大家業に関するほとんどの業務を代行会社が行っています。

一棟を管理するだけでも、経理や設備点検、集金といった業務が発生するのに、管理するアパート・マンションが増えれば、当然業務負荷も増えるでしょう。

不動産管理システムを導入することで、業務負担を軽減して効率化でき、事業のスケールが可能となります。

不動産管理システムでできること

不動産管理システムでできることは以下のとおりです。

• 賃貸物件の管理
• 不動産売買管理
• 不動産情報の管理
• マンションの売上管理
• 営業支援

不動産管理システムの導入に成功すれば、業務の効率化につながります。

導入した先にどのような効率化が待っているかを以下で確認しましょう。

賃貸物件の管理

不動産管理システムは、間取り・築年数・駅からの距離など、お客様が物件を選ぶ上で必要な情報を管理します。

また、多くの物件情報と顧客データを蓄積し、これらの情報をどのように掲載するとお客様からの反響が高まるかというノウハウを獲得できます。

何が物件を魅力的に見せ、何が見込み客の関心を引くかという貴重な情報を蓄積するでしょう。

360°パノラマ画像などのリッチコンテンツを活用することで、物件の魅力をより具体的、より鮮やかに伝えられます。

賃貸物件の魅力を最大限に引き出し、効果的なマーケティングを実現できる可能性を秘めているのが不動産管理システムです。

加えて、賃貸物件（アパート・マンション）の家賃回収といった業務も管理可能です。

不動産売買管理

分譲マンションや戸建て住宅の売買情報の取り扱いができる、不動産売買管理機能もあります。

この機能は、売買対象の不動産物件の詳細情報を整理し、維持管理してくれます。

これは、事業展開により売買管理が主体となる場合や、売買物件のデータ管理が必要な場合に有効です。

賃貸物件管理とは違い、売買物件特有の情報を管理し、適切な売買支援をすることが目的となります。

したがって、事業の特性や必要性により、この不動産売買管理機能の有無が重要となる場面も出てきます。

不動産情報の管理

物件や各種文書の情報を整理・管理するための、主に不動産管理会社のフロント担当者が使用する機能が、不動産情報の管理機能です。

フロント担当者は物件の居住者の生活をサポートする役割を果たし、交渉をすることもあります。

この機能を使えば、居住者からのクレームにも迅速かつ適切に対処できるようになり、結果的に居住者の満足度向上に役立ちます。

物件情報と居住者情報の正確な管理は、不動産管理会社の業務効率化だけでなく、サービス品質の向上にもつながる重要な要素といえるでしょう。

マンションの売上管理

不動産管理システムはマンション各部屋や物件の売上情報を一元的に管理できます。

全体の売上状況の素早い把握と詳細な分析が可能となり、結果をもとに具体的な販売戦略を立案できるでしょう。

売上の傾向やパターンを見つけ出し、将来の売上を予測できますし、売上情報を視覚的に表現する機能で、データをより直感的に理解できます。

顧客情報を一元的に管理すると、各顧客の購入傾向やニーズを理解し、顧客に合わせた販売戦略を立案できます。

これらの機能は、競争の激しい不動産市場において、ビジネスの成長と成功を支える重要な要素です。

営業支援

不動産管理システムは、営業活動を効率化し、結果を最大化するための重要なツールです。システム内には、顧客情報の管理、営業進捗の追跡、営業スタッフ間のコミュニケーションを円滑化する機能が組み込まれています。

顧客情報の管理機能により、顧客の過去の取引履歴、要望、問い合わせ内容などを一元的に管理し、その情報をもとに顧客への最適なアプローチを計画できます。

そのため、顧客のニーズに対応した提案が簡単になり、営業成果を向上可能です。

不動産管理システムを導入する3つのメリット

不動産管理システムを導入するメリットは以下のとおりです。

• 人的ミスを減らせる
• セキュリティ対策が整う
• 過去の対応履歴を確認できる

メリットを確認すると、将来的に会社にどのような影響が出るかがわかります。

以下では、各項目について詳しく解説します。

人的ミスを減らせる

不動産業務は、物件情報、契約情報、顧客情報など、多くの重要なデータを扱います。

データを手作業で管理すると、入力ミスや情報の見落としなど、人的ミスが発生しやすいです。

一方で、不動産管理システムを使用すると、情報を表などで一元的かつ自動的に管理でき、人的ミスを大幅に減らせます。

そのため、不動産管理業務の信頼性と精度を向上させ、効率化につなげられるでしょう。

セキュリティ対策が整う

不動産管理システムは、顧客情報や契約情報などの機密性の高い情報を安全に管理するためのセキュリティ対策が整っています。

結果として情報漏洩や不正アクセスなどのリスクを軽減できるでしょう。

また、システムは情報のバックアップも自動的に行われるため、万が一の事態に備えて情報を保護可能です。

上記から顧客からの信頼を維持し、業務の安全性を担保できます。

過去の対応履歴を確認できる

不動産管理システムを使用すると、過去の業務対応履歴を簡単に確認できます。

具体的には、過去の物件情報や契約情報、顧客とのコミュニケーション履歴など、必要な情報を迅速に検索し、参照することが可能です。

過去の対応を振り返ることで、新たな業務対応の参考にでき、業務の効率性と品質を向上させられるでしょう。

不動産管理システムを導入時の注意点

不動産管理システムを導入する際の注意点は以下のとおりです。

• 一時的に作業効率が悪くなる
• システム利用料がかかる
• 情報が漏れるリスクがある

どのようなシステムを導入するにしても、金銭上のリスクやオペレーション上のリスクがあります。

システム導入前に詳細を確認し、リスクに備えましょう。

一時的に作業効率が悪くなる

不動産管理システムを導入する際には、一時的に作業効率が低下する可能性がある点を理解しておきましょう。

作業効率が低下する具体的な理由は主に以下のとおりです。

• 学習と適応：新しいシステムを導入すると、従業員がその操作方法を学ぶ必要がある。これには時間と労力が必要。作業効率が一時的に低下する可能性がある。
• データ移行：システム導入時には、既存のデータを新システムに移行する作業が必要。複雑で時間のかかる作業であり、移行中は作業効率が低下する。
• システムのカスタマイズ：不動産管理システムは、各企業のニーズに合わせてカスタマイズ可能。ただし、カスタマイズ作業は時間と労力も必要になる。

以上の理由から、システム導入初期では作業効率が一時的に低下することもあります。

しかし、これらはシステム導入の一過程であり、適応後には作業効率が大幅に向上することが期待されます。

システム利用料がかかる

不動産管理システムを導入する際には、システム利用料が必要になることを理解しておくことが重要です。

パッケージ型のソフトウェアであれば初期導入費用として、クラウド型のサービスであれば月額利用料として発生します。

初期費用や月額費用は、システムの機能やサービスの内容によって大きく異なるため、導入前には各システムの価格と提供される機能を比較検討することが重要です。

また、システムのアップデートやサポート、メンテナンスに関しても別途費用が発生する場合があります。

これらの費用を考慮に入れて予算計画を立て、自社の運用コストとバランスをとることが求められます。

システムの価格だけでなく、そのコストパフォーマンスやROI（投資回収期間）も評価し、長期的な視点で選択することが望ましいでしょう。

情報が漏れるリスクがある

不動産管理システムは物件情報や顧客情報、契約情報などの重要なデータを一元的に管理するため、情報が不適切に取り扱われると情報漏洩のリスクが生じます。

たとえば、システムのセキュリティ対策が不十分であったり、アクセス制御が適切に行われていなかったりする場合、情報が第三者に漏れる恐れがあります。

また、システムがクラウドベースである場合、サーバーが攻撃を受けた際に情報が漏れるリスクも。

そのため、不動産管理システムを導入する際には、そのシステムのセキュリティ対策がしっかりと行われているかを確認することが重要です。

不動産管理システムの2つの種類

不動産管理システムの導入にはシステムの違いから2つのタイプが存在します。

両者を比較した表は以下のとおりです。

各導入方法の違いを見ながら、両者の特徴を以下で解説します。

パッケージ・オンプレミス型

パッケージ・オンプレミス型とは、自社内に不動産管理システムを導入するタイプを指します。

オーダーメイド作成となるため、自社状況によってカスタマイズできるメリットがあります。

その他の事項をメリット・デメリットで比較すると以下のとおりです。

上記のようにメリット・デメリットがはっきりとわかれるため、次に紹介するクラウド型とも比較検討しましょう。

クラウド型

クラウド型の不動産管理システムとは、ある程度のカスタマイズの自由度はありながらも、自社サーバーで管理されていないシステムを指します。

インターネット回線が使えなくなると、接続がままならない可能性はありながらも、初期費用が安いといったメリットもあります。

具体的なメリット・デメリットを比較すると以下のとおりです。

クラウド型・パッケージ型両方のメリット・デメリットを比較し、導入方法の検討をしましょう。

不動産管理システム導入前のチェックポイント

不動産管理システムの導入前には導入方法の他にも、どの業務を効率化させたいのか、予算は用意できるのかを検討する必要があります。

以下では、これらの点について詳しく解説します。

どのような業務を効率化させたいか

不動産管理システムを導入する際には、どの業務を効率化させたいかを明確にすることが重要です。

賃貸管理、売買管理、物件情報の一元管理など、自社に必要な機能は何かを具体的に把握しましょう。

また、その業務をどのように改善したいかも考えることが求められます。

たとえば、契約書類の作成を自動化したい、物件情報を一元管理したい、顧客データを安全に管理したいなど、具体的な目標を設定することです。

システム導入の目的が明確に決まっていると最適なシステム選びにつながります。

予算はどの程度か

予算はシステム導入の重要な決定要素の1つです。

システムの価格は、その機能やサービスの質によって大きく異なります。

また、初期費用だけでなく、維持費用や更新費用、トレーニング費用など、長期的にかかる費用も考慮する必要があるでしょう。

あらかじめ予算を設定し、その範囲内で最適なシステムを選ぶことが求められます。

また、予算と業務効率化の目標をバランス良く考えることで、コストパフォーマンスの高いシステム選びが可能です。

【失敗しない選び方】不動産管理システムのここを見て！

失敗しない不動産管理システムは以下のポイントを押さえている傾向があります。

• 自社の業務に合う機能があるか
• サポート体制が整っているか
• 定期的なアップデートの有無
• 登録できる物件に制限はないか
• システムは使いやすいか

上記の点を以下で解説します。

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自社の業務に合う機能があるか

不動産管理システムの選定で、自社の業務に適した機能が備わっているかは重要な決定要素です。

自社の業務フローを把握し、対応する機能がシステムに備わっているかを詳細に確認する必要があります。

たとえば、賃貸業務を中心に行っている場合、賃貸管理に特化した機能が必要です。

この業務には、契約更新のリマインダー、入金管理、物件の状態追跡などが含まれます。

また、物件情報の一元管理機能は、物件の詳細情報を一箇所で管理し、迅速かつ正確な情報提供を可能にします。

契約書類の作成自動化機能は、契約プロセスを効率化し、ヒューマンエラーを減らすのに役立つでしょう。

サポート体制が整っているか

不動産管理システムを導入・運用するにあたり、問題が発生した際に迅速かつ適切なサポートを提供する体制が整っていることが重要です。

システムの導入段階では、スタッフのトレーニングやシステムの設定に関するサポートが必要になることもあります。

また、運用中には、システムの不具合や改善要望に対応するためのサポートが求められます。

これらのサポートは、システム提供者から直接提供されることが一般的です。

システム提供者であればシステムについてよく知っているため、システムに関する詳細な質問にも答えてもらえるはずです。

しかし、専門的なITサポート会社から提供されることもあるでしょう。

この場合、システム関連の複雑な問題に対しても適切な回答が期待できます。

そのため、サポート体制の詳細を確認し、自社のニーズに合ったサポートが提供されるかを検討することが重要です。

定期的なアップデートの有無

不動産管理システムを選ぶ際には、システムが定期的にアップデートされているかを確認することが重要です。

法律や規制の変更、市場の動向、テクノロジーの進化など、外部環境の変化への対応が含まれます。

また、ユーザーフィードバックにもとづく機能改善やバグ修正も重要なアップデート内容に含まれるかを確認する必要があるでしょう。

ユーザーの声がきちんと反映されるシステムなら、どんどん使い勝手が良くなっていくことが期待できます。

定期的なアップデートは、システムの安全性、使い勝手、パフォーマンスの向上に寄与し、業務効率化を支えます。

登録できる物件に制限はないか

不動産管理システムを選ぶ際には、物件数の制限がないか確認することも重要です。

物件数に制限があるシステムは、ビジネスの成長や拡大に制約を与える可能性があります。とくに物件数が多い、または今後物件数を増やす予定がある場合には、物件数に制限がないシステムを選ぶことが求められます。

システムは使いやすいか

不動産管理システムの使いやすさも重要な選定基準です。

直感的な操作性、見やすいインターフェース、迅速なレスポンスなどが求められます。

また、システムが簡単に理解でき、スムーズに操作できるかは、スタッフ教育の時間や労力、そして日々の業務効率に大きく影響します。

システムを試用し、スタッフが使いやすいと感じるかを確認することも一つの方法です。

おすすめの不動産管理システム5選

おすすめの不動産管理システムをまとめると以下の一覧表になります。

各システムに一長一短があるため、比較が大切です。

いえらぶCLOUD

株式会社いえらぶGROUPは、不動産業界向けに専門的なシステムを提供しています。

サービスは仲介業務、管理業務、ホームページ制作など、不動産会社の多岐にわたる業務をサポートしているため、全業務をおまかせしたい方におすすめです。

その実績は、日本全国12,000社以上の不動産賃貸・売買の効率化に貢献。

また、同社はパッケージ型のシステムを提供しており、各社の特定のニーズに対応できる柔軟性を持っています。

賃貸名人

株式会社ダンゴネットが提供する賃貸名人は、高機能かつ操作性の優れた不動産管理ソフトウェアです。特徴は、業界相場の約半額というコストパフォーマンスの高さにあるため、コストを押さえたい方におすすめです。

これまでの実績として、日本全国で5,500社以上が同社のソフトウェアを導入しています。また、同社はパッケージ型の賃貸管理ソフトを提供しており、各社の特定のニーズに対応できる柔軟性を持っています。

らくらく賃貸管理

らくらく賃貸管理は、管理業務に特化した機能を厳選し、操作性と低価格を両立させたクラウド型の賃貸管理ソフトウェアです。

全国の賃貸管理業者は賃貸管理業務やリーシングを効率的に行うことが可能となります。

厳選された機能と直感的なインターフェースは、日々の業務をスムーズに進めるための強力な支援を提供します。

Simple Up

Simple Upは、クラウド型で、操作性の良さと丁寧なサポート・アフターフォローが特徴です。

このシステムは、管理物件数が約100～1,000件の不動産会社に対して、その業務を手厚くサポートしています。

いま使っているエクセルフォーマットがあれば、その形式を使ってシステムから出力可能です。

また、ユニコムの丁寧なサポートとアフターフォローは、システムの導入後も安心して使用できる環境を提供しています。

賃貸革命10 

賃貸革命10は、クラウド型とパッケージ型のどちらでも提供可能で、顧客のニーズに応じて最適な形を選択できます。

その手厚いサポートと高機能なシステムにより、日本全国で7,000社近くの企業がこのシステムを導入し、賃貸管理業務を効率化しています。

地域に密着した情報提供も強みで、各地域の特性を生かした運用が可能です。

よくある質問

不動産管理システムに対してよくある質問は以下のとおりです。

• 不動産情報管理システムとは何のこと？
• 不動産管理と賃貸管理は違うの？
• 何を基準にシステムを選べば良い？

以下で簡単に回答します。

不動産情報管理システムとは何のこと？

不動産情報管理システムとは、不動産に関わる情報を活用しやすい形で自動保存するシステムです。

手打ちでの入力だとミスが発生しがちですが、自動化することでミスなく業務の効率化が可能です。

不動産管理と賃貸管理は違うの？

不動産管理は賃貸管理と建物管理双方を指しています。

一方、賃貸管理は不動産管理業務の一部であるといった認識です。

下記に不動産管理業務の二種類の業務をまとめました。

• 賃貸管理：本来大家が行う賃料の回収や経理業務、入居者の募集、退去立ち会いなどを代行する。
• 建物管理：エレベーター点検、消防設備の管理、外壁の修繕、ガス・電機の設備交換などを代行する。

何を基準にシステムを選べば良い？

失敗しない不動産管理システムの選び方は以下のとおりです。

• 自社の業務に合う機能があるか
• サポート体制が整っているか
• 定期的なアップデートの有無
• 登録できる物件に制限はないか
• システムは使いやすいか

これらの点を総合的に判断して管理システムを選ぶようにしましょう。

まとめ

今回の記事では失敗しない不動産管理システムの選び方を中心にお伝えしてきました。

とくにコスト面の失敗は後々の経営にとってリスクとなるため注意しましょう。

導入方法の違いをもう一度まとめておくと以下のとおりです。

不動産管理システムの導入方法を比較してみて、自社開発をしながら一部を外注化したいなら、ツクル事業部がおすすめです。

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